有没有更聪明的方法？
学到了，就是两小时与十秒钟的差距
黄明威是善用云端科技的代表，“我的手机、电脑、iPad 可透过云端同步，文件不用花大量时间手动复制或再次输入。开会时带着轻便的iPad 随手key 入会议重点，并且存于行事历的附件中，往后要找资料，一下就搜寻到了。”
他还特别推荐了Outlook 搭配exchange 软体的会议排程功能，“约会议最麻烦的地方就是得逐一询问，若中途问到一个人时间配合不起来，又要从头来过。”
会议排程功能列出每个人的日程状况，并自动挑选出所有人都有空的时段，“我们集团有四百位同仁，四十位总监级以上主管，大家都使用这个功能，人资安排会议时才能快速便捷。”
了解手边好用的工具很重要，黄明威曾无意间有所体会。
“以前在广告公司上班常加班，有天晚上工作到十点准备回家，看到同事在改第二天提案用的简报档，他说老板对字型不满意，只好一页一页改字型，共一百多页，已经改一整晚了，估计还要再做两小时才能完成。结果我帮他更改母片设定，不到十秒钟，一百多页一下就改好了！”
两小时与十秒钟的差距，让黄明威深刻体会，熟稔软体功能才能事半功倍。
哪件事情优先处理？
有些“急但不重要”的事情，真的不急
此外，上班族常常手边待办工作十几样，心理压力很大，却又不知道该从何着手。黄明威建议将所有事项依“急”与“重要”程度分成四级，优先处理第一级事项，最后才是第四级事项。
会列入第一级的事情代表“又急又重要”，通常是老板及客户交代的工作。黄明威一边展示一边指出，“像今天我的行事历里没有标示1的项目，因为早都处理完了，才能接受采访。”
“接下来第二级是“不急但重要”，第三级是“急但不重要。”“有些人跟我看法相反，但我认为有些‘急但不重要’的事情，经过一段时间可能自动消失，因此不需要急着处理。举生活中的例子来说，像是信用卡缴款，若真的超过期限，人们反而就宽心了，因为注定要缴滞纳金，晚一天或两天结果都一样。”
排在最后的事情当然就是“不急又不重要”，这类事情多半没有时效性，是需要定期处理的个人事项，譬如期限还很久的缴款单据。
这几类事情之间应随时动态调整，并养成检视的习惯，依当下状况随时调整各项目的分级，依序处理就不会像无头苍蝇一般东做西做，总是没有忙完的一天。@(待续)
摘编自 《零加班行业达人x10的超效工作法》宝鼎出版股份有限公司 提供
