【大紀元11月23日訊】公司雇員外出辦事，總是需要一些花費，如車旅費、娛樂費、請客送禮以及其他相關開銷。在這種情況下，公司應該設立一個消費帳戶（expense account）。但是，紐約的華人公司很多，但設立合適的消費帳戶的不多。
消費帳戶有二種，一種是能說明的（accountable），一種是不能說明的（nonaccountable）。兩種帳戶都必須符合國稅局的條件：消費必須與生意有關；消費必須有證據（如收據）；雇員收到多餘的補償應返還給雇主。假如公司帳戶是個說明的帳戶，雇員從該帳戶收到的錢不計入其收入內。它也不算作工資和其他收入。雇主也不須扣稅。消費報告不可用模糊的辭彙，應清楚紀錄消費。
假如雇員不能描述他們的花費，且獲得的補償超過花費，國稅局就會將其定義為不能說明的帳戶。雇員從這樣的帳戶中獲得的補償就要被當做收入對待，並要納稅。假如雇員沒有獲得補償，他們也可以在個人逐項扣稅的欄目中抵稅，但須超過雇員調整後收入的2%才行。
有關該類帳戶的稅法多次變化。1994年，餐飲花費的抵稅比率從80%降到50%。受到稅法變化影響的其他消費還有配偶商業旅行的抵稅、一定類型的俱樂部的會員費和禮物稅的抵稅。
雇主和雇員對此類消費的期許不同。雇員總認為，這些花費都由雇主決定，即什麼樣的花費可以補貼。而雇主，特別是小生意的老闆，要確定雇員不會在住宿、飲食、娛樂上過度消費，弄虛作假。因此，精明的公司通常制訂補償政策，要求詳細報告每次花費的內容。
小商業的消費帳戶政策
華人小商業的主要問題是，隨意性大，沒有保留花費證據。資料顯示，美國企業弄虛作假的花費每年約四千億元。因此，國稅局把查帳的重點放在小商業上。而保存證據可一舉兩得，既可應付查帳，也可以防止雇員作假。因此，小公司老闆加強管理很有必要。
一、建立一個內部控制系統，追蹤消費帳戶及其活動。該系統包括花費報告和補償的文字政策，包括什麼可以花費，什麼不可花費，定期提供花費帳戶報告與證實花費的原始文件的要求。
二、設定報告程序，檢驗花費的合理性。具體步驟包括統一花費報告審核標準、每年成本比較和遞交的里程花費與實際里程資訊的比較。
三、嚴格雇佣制度，在聘請新員工前，仔細進行背景調查。公司在進人上把好關，就可減少作假的機會。
四、避免過嚴的消費政策。假如消費帳戶疏於管理，可能導致公司的收入減少。但是，當今商業競爭日趨激烈，迫使許多公司提供較好的政策以吸引客戶和商業夥伴。消費政策過嚴，就會失掉一些客戶。
補償雇員的汽車花費
華人小公司的另一個問題是，雇員用自己的車給公司辦事。當然，他們可以在退稅表中抵掉這些花費。但是，假如他們用自己的汽車過多，而公司沒有進行補償，雇員可能對公司產生不滿情緒。因此，處理好汽車補償很重要。
許多公司按照雇員實際的交通花費補償。為了雇員的利益，老闆要確定，補償該花費對雇員來說不是課稅收入。請記住，假如該補償是課稅收入，雇主和雇員兩方都要支付工資稅。
商業花費的抵稅，包括汽車花費，主要取決於支付的錢是否來自可「能說明帳戶」。對雇員的汽車補償的最簡單的方式是：按與商業有關的里程數補。他們可使用聯邦政府制訂的標準抵稅率納稅。不過，雇主也可以高於這個比率補償，只要該比率合理，且沒有超過實際的花費。
假如使用商業允許里程方式，雇員不必保留實際汽車的消費證據，但仍然需要保存書寫里程記錄，以表示時間、地點、用途和商業目的。
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