传统邮件整理方式
(一) 拆信法则与注意事项
秘书每天都会收到无数可观的传统邮件，这些邮件有一半可能都是广告信函，几乎没有必要拆封，可以直接扔掉就好。
另外需要留意的邮件不外是三种：第一是开会通知，这要立刻登记在邮件登记簿上面；第二是法律文件，包括信用状和财务凭证，这些不仅要登记还要立刻转交相关单位办理；第三是主管私人函件，这些如果封面写明是“密件”，那就不能拆封。
邮件开封以前要在信封上注明收件的时间，开封之后立刻用回纹针将所有资料别好在一起，不可零散各处，开封的时候秘书要用剪刀沿信封信头上剪开，小心翼翼不可伤害到信封内部的文件。
(二) 信件的折叠法
信件的折叠方法很重要：首先是中式的折叠方法，中式信纸文字向外，如果是上下书写，则首先把左右对折，然后由下朝上折叠三分之一，再由上往下放入信封内；如果是中式信纸左右横式书写，则先由下向上折叠三分之一，再由上而下折叠三分之一。西式折信方法与中式横写相同，但是文字在内，以保密为优先考虑。
(三) 公文附件的邮件处理
公务文书有时候含有诸多附件，例如，带有支票，带有相片或光碟片，还有的附有说明书等等，这些都需要仔细核对，并且另外处理。
支票或是法律文件必须另外登记，发交相关单位；相片或光碟片必须仔细整理是否正确无误，再提交上级处理；计划书或说明书则以分开放置为原则，不一定要随文分交各单位浏览或是会件。
(四) 邮票的收存
秘书有集邮习惯的人，绝对不可将美丽的邮票据为己有，邮票上面往往盖有时间的戳记，这也往往是法律对于信函的凭证，因此并不能在处理信件的过程当中，就把邮票从信封中剪下。
(五) 错误拆封的法律问题
秘书可能会忙中有错误拆了不是自己单位或是主管的信件，这在法律上是构成犯罪的事实，不可不慎。如果真的误拆，那就必须在原来的基础上，把信重新装好，信口封上之后签名注明误拆，以示负责。
如何管理 e-mail 文件
(一) 找出邮件高流量期
透过网路邮件是永远不停歇的流动，秘书不可能 24 小时都盯着邮件，必须要有自己的选择性。
想想看这个行业的特性，邮件通常是什么时间来往最多？如果不知道的话，可以选择一天来研究一下，平均一天上班的八小时，邮件到底集中在哪些时段进来？找到时间点之后，就知道何时收件、回件最恰当了。
(二) 立即下载、分类
早上进入办公室当然就要阅读文件了。这时候秘书最好使用Outlook 里面的规则精灵，让所有的邮件能够自动分类成为不同的资料夹，当然在这个过程当中，可以自动过滤掉有毒的文件和广告邮件，如果没有自动过滤分类的功能，那就先手动把各种文件分类过滤，不需要的文件立刻删除。
(三) 储存档案之前档名需要更改或加减
处理文件的过程中，有些可能需要立刻储存。这时候秘书要费点功夫，检查一下原件所设立的档名，会不会模糊不清的让人看不出这是个什么文件，例如，“class”这是指什么？“invitation”到底邀约什么？
这一类的来文，秘书都必须加以转化，要把档名修改之后，才能够清楚的提示这个所储存的邮件，是什么内容。
(四) 立刻将对方的电子账号存入通讯录
检查邮件的同时，秘书要确认这个邮件的寄件者，是否是个新人，若是第一次通邮件，那就要立刻把他的账号，存入通讯录里面。
这件小事很容易忽略，等到下一封邮件阅读的时候，或许把这封杀掉，那也就找不到这个人的账号了。
现代人通常有很多个账号，令人搞不清楚到底哪个是最新的，这时候秘书也要设法更新一下，哪一个才是最正确、最常用的账号。
(五) 个人资料与公务分开
秘书经常在办公室因为阅读自己的私人邮件，而受到处罚。事实上，私人邮箱是不被允许在公司出现的，更何况利用上班时间阅读回复，更是应该在禁止之列。
不过很多公司网开一面，限制没有如此严格，这时候就要用不同的账号或是资料夹，来处理秘书私人信件，公私分明。
(六) 分类可以用网路文章、重要 e-mail 和个人资料三种
秘书在邮件的分类上需要花点功夫，因为这就是档案管理的基本问题，分类整理越彻底，将来找到的机会越大，所产生的效率越高。
有些人会搜集一些网路文章，当作资料搜集或许很好，但是还是需要仔细分类，才不会越变越大，将来不知道从何找起。凡事也要分优先顺序，可以建立 1、2、3、4 级别的邮件，特急的当然要率先回复。
(七) 每隔半个月删除过期的资料
过期的档案要多久收拾一次？答案是至少半个月就要大整理一次，否则许多过期无用的，就会占用很多空间。
空间就是时间，也就是时效，不要放任自己的档案资料夹越来越多，越来越大。反正现代的处理器很快，就让邮件资料无限度扩张，这是个错误的观念。
(八) 备份
相信每个秘书都有遇过电脑中毒的经验，当电脑跑得越来越慢的时候，就要留意电脑是否已经快要中毒了。
秘书一定要有备份的观念，把平常非常重要的档案，用第二个硬碟储存起来，并且要异地备份，以防万一。
(九) 先与主管沟通区分等级
秘书每天处理的工作和文书很多，主管会等得不耐烦，这时候就要事前与主管沟通，知道哪些是提前需要的，哪些是可以延后回复的，如果自己不知道如何区分等级，那就要送请主管核决事情的等级高低，否则秘书自做主张，往往会坏了大事而不自知。
(十) 协助主管文字输入
时至今日，还是有很多主管对于网路邮件不太会使用，甚至于对于文字输入这样的事情，速度很慢或者是经常犯错，秘书因此得协助主管处理更多相关的问题，并且要帮忙主管学习使用更简单便利的输入方式，以便他能早日自行处理比较机密性的文件。
(十一) 加密设定
对于公私分明的解释很需要注意的一点，就是网路上的私密性。大部分的公司都有密码来锁订某些层级的阅读文件级别，但是对于秘书而言，通常给予的权限会比较高。
如果是这样，就必须了解哪些文件不可任意将附件或是本文转给不相干的人。@(待续)
摘编自 《优质秘书养成术》 书泉出版社 提供
