如果在簽證面談時簽證官在申請資訊管理系統找不到申請人的批准件和申請材料的話該領事館需要聯繫肯塔基領事中心，肯塔基領事中心通常可以在一個工作日內輸入申請資訊管理系統所需的資訊或與移民局共同解決有關問題。
申請H-1B, L-1等工作簽證的申請材料通常需要向移民局遞交雙份，一份供移民局審批該案使用，另一份由移民局轉交國務院下屬的肯塔基領事中心（Kentucky Consular Center, 簡稱KCC）掃描到申請資訊管理系統（Petition Information Management Service, 簡稱PIMS）供美國駐外使領館簽證面談時使用。美國國務院建立的申請資訊管理系統提供有關資訊使駐外使領館能夠快速決定H, L, O, P, Q, 或R工作簽證申請人屬實並且和移民局的批准相符。申請資訊管理系統使簽證官能夠從網上獲取並確認移民局批准資訊和有關支援檔從而加速簽證申請的審理工作。根據《美國國務院外事手冊》，簽證官主要查核申請資訊管理系統或個人資訊查詢系統（Person Centric Query Service, 簡稱PCQS）來確認簽證申請人符合條件。然而，移民局有時未能及時將有關材料轉給國務院從而造成簽證審批工作的延遲並對簽證申請人造成極大不便。例如有些申請人由於簽證官在某申請獲得批准數週後仍然在申請資訊管理系統中找不到該申請人的有關材料而不得不對該申請進行行政審核（administrative processing），另外有時簽證官在審理加急簽證申請時在申請資訊管理系統中找不到簽證申請人的批准件等。最近美國移民律師協會專門以問答的形式對一些申請資訊管理系統有關的問題進行解答，下面是這些問答的主要內容，供大家參考。
問：申請材料要多久才能進入申請資訊管理系統？
答：根據國務院簽證中心下屬的肯塔基領事中心提供的資訊，O,P,T，和U簽證申請在獲准後一個工作日就能進入申請資訊管理系統，其它簽證類別的材料需要三個工作日才能進入申請資訊管理系統。另外從移民局審批不同申請的各個服務中心（Service Centers）將獲准申請的材料轉至肯塔基領事中心的時間也不同：加州服務中心（California Service Center，簡稱CSC）從申請獲准後需要5天，佛蒙特和內布拉斯加服務中心（Vermont Service Center, 簡稱VSC 和Nebraska Service Center, 簡稱NSC）從申請獲准後需要3天。把移民局各服務中心將獲准申請的材料轉至肯塔基領事中心所需的時間和肯塔基領事中心將該資訊輸入申請資訊管理系統的時間加起來即為申請材料進入申請資訊管理系統所需要的時間。請注意 以上的時間計算僅適用於向移民局提交備份的申請。如果沒有提交備份的話此時間可能會大大延長。
問：如果領事館在申請資訊管理系統中未能找到申請批准件怎麼辦？
答：如果在簽證面談時簽證官在申請資訊管理系統找不到申請人的批准件和申請材料的話該領事館需要聯繫肯塔基領事中心，肯塔基領事中心通常可以在一個工作日內輸入申請資訊管理系統所需的資訊或與移民局共同解決有關問題。
問：如果領事館和移民局都無法找到申請有關材料怎麼辦？
答：如果領事館和移民局都無法找到申請有關材料的話則需要聯繫肯塔基領事中心主任KCCDirector@state.gov。如果領事館無法從申請資訊管理系統或個人資訊查詢系統中找到某個申請的材料，那麼簽證官需要聯繫申請資訊管理系統PIMS@state.gov。
問：如何在加急簽證面談的情況下確保申請材料已進入申請資訊管理系統？
答：如果簽證面談屬於加急，那麼在面談前可以請有關領館聯繫肯塔基領事中心加急辦理申請資訊管理系統的資訊輸入以保證簽證面談時有關申請的資訊已經輸入申請資訊管理系統。
問：如果領館將申請材料退回移民局並建議撤銷該批准時應當怎麼辦？
答：在這種情況下領館將通過肯塔基領事中心將申請材料退回該案審批的移民局服務中心重審並可能提供撤銷該批准的理由。肯塔基領事中心不做任何與撤銷批准有關的審核。此時如果找不到退還的案卷應當採取下列措施：1）和領館聯繫了解情況；2） 如果領館確認案卷被退還給了移民局，聯繫審批此案的移民局服務中心； 3）如果移民局沒有收到案卷並且退卷已有一段時間，聯繫肯塔基領事中心主任KCCDirector@state.gov解釋案卷找不到並且附上和領館之間的聯繫。
問：應當採取什麼措施避免和申請資訊管理系統有關的延誤？
答：首先在應當在遞交申請時的同時遞交供肯塔基領事中心掃描到申請資訊管理系統中的備份，包括所有的支援檔。如果不提交所有檔案備份的話至少應提交所有I-129表格（主表及附表）和適用的勞工情況申請表（Labor Condition Application，簡稱LCA）的備份。雖然支援檔可不用提供，但提供了可以方便簽證官的工作。肯塔基領事中心會將所有提交的標有肯塔基領事中心副本(KCC Duplicate Copy)的檔掃描到申請資訊管理系統。
如果你在遞交申請時沒有同時遞交肯塔基領事中心副本的話那麼申請資訊管理系統將沒有申請簽證時需要的你和家屬的申請材料。有些情況下肯塔基領事中心可能可以在申請資訊管理系統中輸入該申請的基本資訊（如案號、申請人姓名、批准日期等），但沒有申請材料的備份供簽證官使用，這種情況有可能延遲領館對簽證申請的審理和簽證的頒發。
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