編者按：工作空間裡沒有東西比文件更麻煩的了，不知不覺就堆積如山。紙張很薄，我們常常沒多想就留下。但等到需要整理的時候，過程就會很費時，因為還得確認上面的內容。更糟的是，累積的紙張愈多，要找到想要的文件或報告就愈花時間，想把文件整理好也更加困難。整理達人教你快速歸納心法，快來看看吧！
整理文件基本原則 「全部丟掉」
整理完書之後，下一個類別就是文件。整理工作空間時，文件通常是最耗時的一類。即使現今智慧型手機和平板已經無所不在，紙本的數量也大幅減少，我們還是很容易累積一大堆紙張。
整理文件的基本原則是「全部丟掉」。每次聽到我這麼說，客戶都會目瞪口呆。我當然不是說要完全消滅紙張，只是想表達我們需要多強大的決心，才能只留下真正需要的文件，並把其餘的全部丟掉。
工作空間裡沒有東西比文件更麻煩的了，不知不覺就堆積如山。紙張很薄，我們常常沒多想就留下。但等到需要整理的時候，過程就會很費時，因為還得確認上面的內容。更糟的是，累積的紙張愈多，要找到想要的文件或報告就愈花時間，想把文件整理好也更加困難。
因此，我建議另外撥出時間專門整理文件。
跟其他類別一樣，先把所有文件集中在一起一一檢視。文件是唯一無法問自己心動與否、根據答案來選擇去留的類別。你必須先檢查內容。即使是信封裡的信件也要拿出來一一檢查，以免有廣告傳單或不想要的紙張夾在裡面。
瀏覽內容時順便分類，會有事半功倍的效果，這樣之後要歸檔會更快速、容易。文件可大致分為「待辦」「必存」「想存」這三類。
待辦文件
「待辦文件」包括需要採取行動的文件，例如未付帳單和必須檢閱的提案。我建議把這些文件都放在一個直立式的文件盒裡，直到你處理完畢為止，這樣就不會跟其他類別的文件混在一起。
必須存留的文件
接下來，我們來看看「必須存留的文件」。按照規定，某些報告、聲明、合約和文件得保留一段特定的時間，無論它們是否讓人心動。按照類別來整理這些文件，再放進檔案櫃或架上的資料夾歸檔。
如果不需要留正本，也可以掃描後再存電子檔。這樣的話，與其邊整理邊掃描，不如先把「待掃描」的文件放在一起，之後再一口氣掃描完。不過，掃描文件有隱藏的危險，之後我會再討論。
想留下來的文件
最後一類是你因為某些原因「想留下來的文件」。有可能是你想留作參考或給你心動感受的文件。要不要留下這些文件，完全由你自己決定。不過，「只是因為⋯⋯」而留下來的東西，常會有再變亂的問題，所以請記住整理文件的基本原則就是「全部丟掉」。
上整理課時，學員要是對於哪些文件該留、哪些該丟猶豫不決，我就會針對每份文件問一連串的問題。比方：「你什麼時候需要用到它？」「保留多久了？」「你多常重看？」「在網路上找得到一樣的內容嗎？」「你電腦裡有存檔嗎？」「沒有它會很麻煩嗎？」「它真的讓你心動嗎？」
如果你難以決定某些文件的去留，不要輕易放過自己，好好把握這個寶貴的機會。問自己一些困難的問題，徹徹底底把文件整理一遍，以後就不用再進行這麼大規模的整理工作。
假如「全部丟掉」這個前提讓你卻步，試著想像我走進你的辦公室，宣稱我要用碎紙機處理掉你所有的文件時，你會怎麼做？你會急著把哪些文件從碎紙機裡救出來？
看工作類型而定，或許你會發現幾乎所有文件都可以進碎紙機。有位高中老師告訴我，她把所有重要文件都數位化，徹底清空了兩個檔案櫃，也提升了工作效率。
我認識的一名公司經理，則是習慣一拿到文件就決定需不需要保存下來，如果不需要就當場進碎紙機，從此告別紙張愈堆愈高的煩惱。但使用碎紙機時確實要小心，這位經理就是因為動作太快，不小心將一名員工的辭呈送進碎紙機，信跟信封都無一倖免。
（網站專文）
（本文摘編自《怦然心動的工作整理魔法：風靡全球的整理女王╳組織心理學家，首度跨國跨界合作》，方智出版社提供）
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責任編輯：曾臻
