有苦說不出?

成功與主管溝通 創造雙贏局面

詔安客

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在前兩周已經談到,傑出企業的五大要素是:達成業績目標、重視毛利率與利潤、發揮團隊與內部教育訓練、內部控管及危機處理,以及策略應用與永續經營。事實上,要達成這樣的共識,有需有賴於不斷的溝通,才能使公司在達成總體目標上團結一致,發揮競爭力以及執行力。

溝通之所以會有困難是在於每個成員都有不同的背景,以及對事情有不同的意見,加上溝通時情緒不同,種種因素造成溝通不良,毫無焦點,因此表現優良的公司,都會有完善的經營理念,凝聚每個同仁在公司的想法,進而形成優質的企業文化。

要與主管溝通,就要先讓主管了解你,接受你,肯定你,這三個條件俱足,對溝通目的的達成才會帶來正面的效果。在行銷溝通上,AIDA的模式是經常被使用的,在與主管溝通上也可以做為參考。其中A(Attention)引起注意,I(Interest)保持興趣,D(Desire)激發意願,A(Action)促成行動。

與主管溝通互動是需要技巧的,因為他是領導你的人,他有自己的原則以及領導風格。因此你要先分析它屬於哪一種類型的管理風格,他的要求是什麼?你才能見招拆招。接著要決定溝通的時間、方式和方法。

依據統計資料分析,一個人事業的成功70%決定在溝通能力以及人際關係能力,成功的人了解不同的人有不同的需求及思考模式,所以會尋求實際又有效的溝通方法。

美國IBM公司提供了3個溝通的觀念:尊重對方,提供最佳服務與展現熱情、追求卓越作為溝通的基準,結果是相當傲人的。因此有人會建議溝通可以遵循下列的步驟:

STEP1:先傾聽,聽出對方真正的需求。
STEP2:察言觀色,了解對方的反應,見招拆招。
STEP3:扮演好角色,展現自己的優點與誠意,使對方滿意。
STEP4:展現熱情,提供對方最大的利益,讓對方確實感受到。
STEP5:達成目標,良好的互動雙贏。

有時也要調整自己的情緒,與對方在同一頻率上交談互動,才不會造成雞同鴨講的窘境。溝通最怕自我感覺良好,如果能多用正面語言,少用負面情許的話語,言語簡潔有力,說起話來有條有理,以對方喜歡的表達方式,並非常關心對方的反應,都會帶來良好的成果。

主管不是怕溝通,最怕的是你提不出好的建議,而可能會成為問題製造者,因此,特別提出下列7項與主管溝通的有效方法,希望能為您帶來寶貴的效益:

1.了解主管的處境:

主管是公司負於重大責任的角色,你一定要了解他的目標、進度、領導風格、處事原則、他的觀點與看法,以及他的要求是什麼?何時是最佳的溝通時間?什麼是最佳的方式?再想一想如何與主管溝通,主題是什麼,希望達到哪種目的?也要調整自己的情緒與態度。有時你的溝通可能超越他權限,也要先了解他的困難會在哪裡。

2.改變想法與做法:

如果你想改變主管的想法來配合你,一般說來是比較困難的。因此要隨時提升自己,改善自己的作品質,讓主管肯定你,這樣溝通是比較有效的。因為主管的經驗與思維一定比我們好,我們要多向主管學習,有這樣的心思和態度,主管一定很願意接納的。

3.好策略要表敬意:

主管為達成整體目標,如果有了好的策略和做法,不但要表示我們的佩服,同時也要認真地配合策略及具體做法,達成公司整體目標;有這樣的共識,溝通一定會更加順暢,因為多為成功想方法就是一種很好的溝通模式。公司利益是所有同仁共同追求的。

4.提供詳細的資料:

要與主管溝通,一定要先準備必要的資料,利用SWOT分析提出機會點以及建議,並要說明希望達到哪些目標,需要主管提出哪些協助和支援,進度又是如何?最好是一個建議,兩個解決方案,溝通起來效果更佳。

5.提出完整的計畫:

諸如促銷計畫、新產品上市計畫、廣告計畫、成本降低獎勵辦法、廣告計畫、市場調查計畫、人員晉升計畫等都要事先研妥相關細節,提出完整計畫先讓主管過目並研判,再進行溝通,定案經常會有意想不到的效果。

6.儘量與主管互動:

有時候,因與主管會有一些距離,彼此的想法和做法又不盡相同,因此要多與主管接觸,向他請益,了解他的想法、困難、期望、願景及要求,就可以調整自己的腳步;因為了解愈多,配合也會更容易,互動溝通一定會更好。

7.見差異尋求指示:

工作進度一有實際與目標的差異,一定要及時查出癥結原因,有效對策。在這過程之中,一定要讓主管充分地了解,他才會100%支援你,否則不正確的對策,會帶來不好的影響,這是主管最重視的。◇

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