檔案管理的完成步驟
秘書日常最不喜歡執行的業務之一，可能就是檔案管理了。依照秘書的說法，就是在整理垃圾。
事實上這種觀念是不對的，檔案的確是使用過的公務資料，但是不完全是沒有用的垃圾。
所謂「檔案」，根據美國檔案人員學會（Society of American Archivists，簡稱 SAA）出版的辭典《A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers》的定義，是指「由某人或某機構在處理業務時所產生或接收的文件，並因其具有持續性之價值，而被彙集與保存；傳統上，該詞指的是較狹義的說法，是指具有持續性價值的非現行文書。」
由此可知，檔案的產生機構，包含各公私機構與個人或家庭等單位；商業檔案的前身，即是商業文件，而商業文件的產生，則是企業在生產建設、經營管理等各項活動中，按照一定的程序和要求形成的原始紀錄。
公司的企業活動，可從兩個方向來歸納：縱向與橫向。
從縱向的企業發展來看，企業的創立、內部組織的調整、公司的營運、解散、破產或併購等階段，都會有重要的文件形成；而從橫向的企業活動領域來看，企業的研發、生產、決策、行銷、日常管理、客戶服務、財務和人事等業務亦都有相應的文件產生。
這些文件，基本上都與一個公司的經營管理，有著密不可分的關係。商業檔案不僅來源分散，其種類也是多樣化的。
大部分的國家，對於商業檔案之管理，都沒有法令的限制。除了對於會計檔案中的財務報表、會計憑證有保存年限之規定外，在商業檔案之其他方面則很少有相關之法令規範。
由此可知，檔案管理的形成，往往是秘書在日常工作中，日積月累的心得而已，許多公司連最簡單的檔案管理辦法，都不曾頒佈過。
但是這些公務紀錄對於公司而言，確實是具有相對的重要性和價值，公務紀錄不僅是歷史文件，而且還是：
1. 處理行政業務的紀錄。
2. 公務之查考及研究。
3. 法律上之憑證。
4. 史料的來源。
5. 工作成績的表現。
管理學家謝倫伯格（Schllenberg）認為，檔案具有主要價值與次要價值；而商業檔案，既是檔案的一種，因此亦具有同樣之價值與功能，其內容如下：
(一) 主要價值
1. 行政價值：用以支援檔案產生者持續進行、每日例行的行政事務的價值，如人事檔案、行銷檔案等皆可供主管人員在行政及管理決策上之參考，並可提升工作效率。
2. 法律價值：單位的法律職責及保障法律權利的價值。
3. 財務價值：用以建立某單位的財務責任與可信度的價值，可藉此作為公共關係之建立，如上市公司財務報表公開。
(二) 次要價值
這是指證據價值與資訊價值，也就是有關該機構的組織與功能之證據及檔案內容所提供之資訊價值。此種次要價值，可提供作為歷史研究及社會經濟研究之依據。
商業檔案具有時效性和擴展性的功能，現在有用的檔案，隨著時間的推移，將來有可能無所用處；而現在尚未用上的檔案，將來則有可能有用。
在現今競爭激烈的企業環境下，企業的外界環境和生存條件變化速度、幅度都非常之大，因此，判斷檔案的價值與作用時，要有發展的眼光，既要看到當前的作用，亦要預估未來的需要。哪些資料需要被管理？
對於秘書日常的工作範圍而言，要管理的各種公務檔案非常多，不僅僅是文書檔案而已，事實上還包括有下列各種資料，例如：
1. 各種命令及手令。
2. 計畫方案與法規。
3. 收發文稿及附件。
4. 冊簿表件。
5. 印鑑及設計圖案。
6. 契約副本及印刷品樣本。
7. 會議議程及紀錄。
8. 證章及通行證。
9. 史料文物。
可以說只要是發生過的任何實質的歷史資料，都在秘書的管理範圍之內，這些東西小自辦公室的書報雜誌，大至董事會的報告和財務稅務報表，無一不是透過秘書加以分類整理；所以秘書常常會對於這些瑣碎無比的東西，感到很心煩。
但是事實上，只要花一點心思，找到合適的工具和分類的方法，就不難達到管理妥善的目的。@(待續)
摘編自 《優質秘書養成術》 書泉出版社 提供
