秘書在整理檔案的過程當中，應該隨時注意以下的檔案管理新概念：
(一) 減少紙張使用
前面提過，時間等於空間等於金錢。如果能用資訊作業取代的表格、公文、報告，儘可能不再使用紙張，可以用光碟片或壓縮性檔案儲存。
(二) 定期整理
每隔三個月要辦公室大清倉一次，以便把平常我們隨手一塞的東西給翻出來，不要的就扔了，要的就立即歸檔，至少把五分之一的東西丟了，保持一些空間來，才能「汰舊換新」，任何空間太滿了就裝不下了，時間就因此而浪費在塞滿及找不到的搜尋裡。
(三) 單純制式
無論書信、表單、公文都以最簡單的格式化、制式化來處理，讓所有人填進去的東西越少越好，所經過的關口也以不超過三級就好，以便爭取時效。
四) 制訂檔案時效
一般檔案分為永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四種。辦公室裡 80% 的檔案都只保存一年即可。
財務相關憑證依稅法規定保存七年，法律憑證保存十年或永久保存；一般會議紀錄及計畫書也只要保存三年，所以實在不要等到一個員工辭職或公司搬家才來整理「遺物」，否則辦公室無疑就是倉庫及家具行的代名詞。
(五) 善用檔案人才
許多機關行號都會把新進的人員或即將退休的屆齡長者，奉為最佳檔案管理者。
這有一個缺點就是，他們可能對組織不夠了解，或者把檔案管理當成一件打發時間的無聊工作處理。
其實，已發生的文書資料的確很少人去珍惜，直到有一天想要調卷調案的時候，才急如星火。
有許多老闆在找不到檔案的時候，往往破口大罵；但當用完之後，又來個順手一丟，再也難覓芳蹤了。
(六) 採用中央管理
中央管理（Central Filing System）就是將組織各種檔案交由檔案室或資料室共同管理，而非各部門各單位個人管理，原因是這樣才能有效率的歸類編案編目，而非各人一把號，各吹各的調。
(七) 採用正確分類
如果我們有足夠的專業知識，才可能正確的選出所需的分類法，例如，日期法、地域法、部首法、顏色法。
沒有專業檔案管理經驗及訓練，很可能在一開始就弄得亂七八糟，之後想要再改，可就不簡單了。
(八) 善用檔案工具
例如名片的管理，到底是用盒裝呢？活頁式呢？還是名片簿儲存？如果用名片簿，那越來越多要怎麼辦？如果用檔案夾，要用哪一種？用硬殼的還是軟式的？用懸吊式的還是滾筒式的？
(九) 注意汰舊換新
這是指要隨時更新資料。新的名片來了，就要比對與舊的是否相同。是否要將每張名片註明日期及地點，以便收存整理方便？還有舊的雜誌、過期的報紙，不要堆積如山，浪費空間就是浪費時間。
(十) 注意檔案編目
如果沒有統一的人員管理檔案，很容易就會產生案名的不同，而使人遍找不到的麻煩。現在我們用電腦存檔更要注意檔名，因為換人就永遠找不到檔案了的機會比比皆是。
(十一) 注意存檔方式
這是如果只用電腦儲存檔案，則必須有能夠共同享用的空間。因為在區域網路裡可以存查，所以我們要有 Master File 的觀念。否則也許每個人都以為其他人會存檔，而都最後殺光了重要的資料，那就怎麼都不回來了。
(十二) 注意調卷調案
如果在公務單位上班，你可能注意到，調卷及調案都非常嚴謹。
也就是說，公家單位對於檔案的處理十分審慎，想要借閱一些資料，就要填寫借閱單，要簽名，要依時限繳還。
而一般企業行號就比較馬虎，拍拍肩膀就可以借調，借完大家就會忘掉。@(本文結束)
摘編自 《優質秘書養成術》 書泉出版社 提供
