用A4表格信心十足的秀英文
在某些場合，例如去向客戶提案，需要獨自發表相當份量的言論，此時，「英文交涉表」的內容或許稍嫌不足。雖說如此，卻也沒有那麼多時間把發表內容一句一句譯成英文，若是變成照稿宣讀，反而造成了反效果。此時，請使用「演講摘要表」，確定關鍵性說詞。
通常進行提案報告時，大多的順序是先介紹自己公司，進入正題，表示結論，說明根據，最後再做一個總整理，以此流程來進行。自己公司的介紹，每次基本上都大同小異，可以事前用英文記在「演講摘要表」裡。這也算是小抄。
在商務現場，第一印象十分重要，當我們心裡想著「能否確實用英文表達呢？對方是否能理解呢？」而看起來一臉忐忑時，對方也會感到不安：「這個人的英文真的沒問題嗎？」
所以，如果能大大方方地說出第一句話，給人的印象便會耳目一新，對方也會安心的繼續聽下去。清朗確定的口氣可以讓一開始的緊張瞬間消失，後面就算沒有小抄，也可以流利的說明了。走到這一步，即使有點小失誤，彼此也不會放在心上。為求謹慎，也可以先把轉變話題時一開頭的話先決定下來，在話題變換的重要場面就不致失敗，心裡也比較篤定。
我建議，此時除了說詞和要點外，還可寫下說明中必要的數字。有些人在英文溝通上沒有障礙，但要翻譯數字的時候會有撞牆的感覺，像「ＡＤＳＬ部門占總營業額30％」的程度還容易理解，但若是「100萬美金的獲利」或「市場規模為840億日圓」、 「本季預計出貨350萬個」等，數字太大時，由於英文與中文的計數方法不太相同，不習慣的人容易搞混。
此外，就算數字不大，也不能小看它，因為歐美與日本的單位完全不同。我以前遇過一個考慮到日本發展的外國商務人士，當他問我：「這個辦公室大小適中，請問有多少平方英尺？」時，真的當場傻眼。雖然我知道一英尺約等於三十公分，但從來沒有將它換算成面積(如果對方問的是坪數，我倒是可以馬上答出來……)。
這種故事當笑話聽就算了，但是在提案或談判的場面，若是說不出重要數字，或是無法聽懂，問題可就大了。你明明能說流利的英文，但數字卻說不清楚，這不但讓對方難以理解，也可能造成致命的錯誤。在不熟悉時務必將重要數字加在「演講摘要表」中。有些業界有獨特的單位，別忘了事先查好。尤其是重要的數字，可以在演講時先寫在白板上，演講中不時若無其事地確認一下，也比較安心。
此外，雖然提案內容每次都不相同，但自我介紹和公司說明卻是每次不可缺少的，建議先寫下自己或公司最令人印象深刻的句子，讓英文母語的人幫忙看過會比較好。@
摘自《表格學習術：40種超效率圓夢計畫書》 商周出版社 提供(http://www.dajiyuan.com)
