【大纪元2024年04月24日讯】（大纪元记者陈俊村报导）相较于传统邮件，电子邮件不用邮资，而且可以即时传送，不受地域的限制，所以在生活步调快速的当今社会中扮演了重要角色。尽管人们经常、甚至每天使用电子邮件，但还是有可能犯了看似无害却有损专业形象的错误。对此，有多位专家表达了他们的看法。
据《赫芬顿邮报》报导，尽管人们每天以电子邮件和同事沟通重要事项，但很多人无意中会曝露自己的不成熟和能力不足。
美国数位生产力教练、演说家暨顾问黛博‧李（Deb Lee）表示，当你使用电子邮件犯错却没有察觉时，你会给别人不专业和不注重细节的印象。
以下是人们写电子邮件常犯的5个错误：
（1）按到“回复所有人”的按钮
按下“回复所有人”的按钮，把所有同事都列入“连环信”中，让你成为主角，这是非常不好的工作方式。
职涯策略师戈纳（Ana Goehner）说，按下“回复所有人”的按钮是她经常看到人们会犯下的大错。这么做会让你卡在“连环信”中，让你收到一大堆“谢谢”或“收到”之类的讯息。这些不必要和不相关的讯息可能会让你的收件夹爆满。
李说，人们不应该“回复所有人”，而是找出有需要被告知或负责下一个步骤的人，然后追踪他们的进度。
戈纳提到，如果你有需要让很多人知道这封邮件的内容，你可以把收件人之外的人纳入密件副本，这样能确保每个人的隐私都获得尊重。
（2）随便使用表情符号
如果你在很严肃的电子邮件上添加大笑的表情符号，那你可能会让同事瞠目结舌。
职涯教练克努特（Kristine Knutter）说：“当专业人士在工作中太随便，使用不完整的句子或类似传简讯的表情符号时，他们经常被视为不专业。相反地，专业人士应该采用比较专业的语调，使用完整的句子，避免添加表情符号。”
在看不到肢体语言的线索之情况下，人们原本用来表示友好的表情符号可能会被视为恶意或令人厌恶。比如说，你的微笑表情符号不一定会被看成温暖的微笑。
（3）内容有拼写或语法错误
李说，拼写和语法（文法）错误是让你看起来很不专业的前两大错误。当你发现自己把收件人的名字写错时，那真的是让人非常担心。
她说，为了避免这些令人尴尬的错误，在寄信之前务必再次确认收件人的名字和职称。你可以大声念出信件内容，以便找到错误。“当你听到它们时，你比较容易找到它们。”
万一你真的把某人的名字写错了，你应该跟对方道歉，而且确保下次写对。
（4）信件内容太冗长
你不会想看到同事写的电子邮件像论文那么长。你的同事也是一样。最好的电子邮件应该言简意赅，直接切入重点。
克努特说，为了让你的信件内容清楚而且容易消化，你可以把内容分成比较短的句子和段落，而且加上点句引导号。别忘了说清楚你希望收件人如何回复与期限。
戈纳说，为了完成有效的沟通，当你知道电子邮件无法妥善沟通时，你就应该换成另一种沟通方式，例如电话。
她说：“人们喜欢以不同方式接收讯息。对某些人而言，声音和画面会比阅读细节更有帮助。”
（5）在生气时寄电子邮件
电子邮件不光是沟通的工具，它们也能记录你的行为。这就是为什么你不应该在生气时寄电子邮件，因为你可能会写下你无法回收的东西。
职涯教练根杜索（Anne Genduso）说：“藉由电子邮件苛刻批评同事是个大错。”这么做不但不专业，也可能引发争端。
戈纳建议说，当你生气时，你可以去散步，让自己冷静下来，或是在Word文件上写上信件内容，但不要存档。这么做有助于消除心中的负面感觉。
她说，写电子邮件的通用规则是，只写下你可以很自在地跟对方当面说的话。“不要写你不会跟某人当面说的话。不要躲在这些讯息后面。”
责任编辑：茉莉
