节省时间的说话方式，是让会议有效率进行的方法
所谓节省时间就是减少无谓的时间。不过为了放松心神而悠闲度过的时间，就没必要缩短。总之就是消除让自己感觉“徒劳”的时间，犹如消去身上的赘肉般，也可以彻底削除自己不必要的谈话和行动，将一切无谓的时间转化成决定性的言词和行动。
说话方式也是，我尝试过各种如何能让对方马上就能理解的说话方式。能够让对方迅速理解一事，当然是指不需要说明好几次，对方就能明白。不但能够节省时间，而且讯息越简单，正确传达的可能性也越高。譬如接电话。有人接起电话，转接给我时，“您好，我是佐佐木。”这么回应。
“您好，是我本人，佐佐木。”不会这么说，“喂，是的，是我本人，佐佐木。”也不会这么说。因为对方想知道电话是否转接到要找的人手上，所以要将最重要的情报，也就是“自己的名字”摆在最前面。
打电话也是，思考该如何陈述想要表达的事。我几乎不太用“喂”这个字眼，觉得不如用所要讲的内容置换掉这两秒比较好。
譬如，想帮念幼稚园的儿子买件夹克时，打电话向百货公司询问，“麻烦转接一下婴幼童服饰卖场”，应该劈头会这么说，“喂，我要买小孩子穿的夹克，请问您那边有卖吗？我儿子今年六岁……”绝对不可能这么说。
无关乎说明得是否松散，“帮您转接婴幼童服饰卖场”得到对方这么回答，相信每个人应该都有这般经验吧。一般大型商店和公司，接电话的人几乎不太可能帮忙解决问题。所以没必要向其说明事情原由，尽快请对方转接给自己要找的人才是最重要的。
倒不是要你制式地冷漠应对，而是以给对方留下好印象为前提，迅速找出最佳解决方法。所以请抱持温暖的心和别人沟通，但说话的重点要明确，这么做也是在帮对方节省时间。自己在提供情报时，若是陈述顺序适切，便能节省说话时间。
会议也是。“会议时间太长，真是伤脑筋”若听到有人这么说，就要了解事实原因。
我会想像那个抱怨“会议太长很伤脑筋”的人，其实令他伤脑筋的不是“时间太长”这问题，可能是“明明花了那么长的时间，却没有结果”或是“若只是做出这般程度的结论，何必花那么长的时间开会呢”抑或是“开了那么久，都只是少部分的人在说，真是无聊”等，想像那个人指的是开会内容和体验与时间的关系。
开会时最重要的是“到底决定了些什么”，称为“议题（Agenda）”。要让与会人士了解开会的目的是什么，还有为了做出决定，资料要准备的十分齐全等，这些都是准备开会的前提。
当然也有那种不是以“报告”“说明”做出决定为目的的会议。总之究竟为了什么而开会，也就是说，让全体与会人士开完会时能感受到成就感，有个明确的达成目标是很重要的。
我们公司也会鼓励大家“多提出些议题”，但有人只是条例式地列出“Melon Repair”（译注：一种保健机能食品，成分为产于南法的南瓜粹取物，具有养颜美容之效）、“行动计划”“e-woman University”等。我要求的并非如此，而是能够具体写出“取得扩大‘Melon Repair’通路案的认可”、“决定明年行动计划的贩售册数”、“决定刊载于e-Woman University官网上的讲座内容文章”等。
我们公司开会时，会要求连同个别报告案子、征询大家意见、到做出决定大概需要花费多少时间，和议题一起先提交。
然后会议结束时，与会人士再一起确认是否达成会议目标，也会当场确认会议满足度。最重要的是，能够切实掌握实际完成与自己所预测的时间的差异。当然有时也会出现出乎意料地反对意见，花费了一些预测外的时间。也会有因为准备资料不足，议题迟迟无法结束，只好挪到下次再讨论的情形。
认识预测与现实之间的差异，反映在下次的准备和预测时间上，这样便能提升工作能力。
开会目的有千百种，有的是为了提出意见而开会，有的是为了决定什么而开会。让每位与会人士都能清楚知道开会目的，做足必要准备，会议便能如期结束，享受成就感。这种成就感就是提升快乐指数的关键。
所谓会议就是和他人共享时间，因此每天训练如何运用这段时间和创出成过，也是很重要的。
时间管理是“为了让自己变得更快乐”。为了管理时间，要学习活用记事本，不浪费每一段时间。然后最重要的是，度过每一段时间时，能够百分之百投入，让自己能够时常享受到成就感，时时刻刻保持愉快好心情，便能提升自己的能力。@
转载自 《活用记事本设定工作目标》 春光出版
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