正向应对会议的四大法则—哈佛大学的心理测验
会议，未必要将其视为洪水猛兽。
逃避会议，会被老板视为异类。
正向面对会议，才能成功制服会议。
哈佛大学的心理测验
哈佛大学曾进行一项有趣的心理测验。授课的教授问班上学生：
在第一个世界里，你一年赚五万元美金，别人才赚两万五千元美金。
在第二个世界中，你一年才赚十万元美金，而别人赚二十万元美金。
假设两个世界的物质条件及生活状况均相同，你要选择哪一个世界？
结果出乎意料地，大多数学生都选择第一个世界，他们宁愿口袋里的薪水少一点，却期望自己与他人相比可占有相对的优势。
让我们以类似的问题来问自己：
在第一家公司，你一天上班十个小时，别人仅需上班八个小时。
在第二家公司，你一天仅需上班八个小时，别人却要上班十个小时。
假设两家公司的薪资皆足以满足你在生活与物质上最基本的需求，那么，你会选择哪一家公司？
相信绝大多数的上班族均会选择第二家公司。因为应该没有人乐意见到自己比别人更忙，也没有人喜欢看到别人比自己更闲。
“我觉得自己好像不是上班族耶！”一个年轻人告诉我。
“那你是什么族？”我问。
“我觉得自己是‘开会族’！”他略带无奈地说。
如果将大部分的上班时间都耗用在开会上，就没有足够的时间可完成正事。在第二章中，曾提及“三抓三放”的概念：
抓大事、放小事
抓正事、放杂事
抓要事、放闲事
其实很多时候，属于小事、杂事及闲事的会议屡见不鲜。当然亦有针对大事、正事、要事的会议，但往往只占会议总数的一小部分。因此我们可将“三抓三放”的概念应用于会议上：
抓大会、放小会
抓正会、放杂会
抓要会、放闲会
对于大会、正会、要会，应主动参加，并在会议上适时发表意见；对于小会、杂会、闲会，则应尽量减少出席，以节省自己的时间。
正向应对会议的四大法则
为了管好自己的时间，对于开会，我个人有几项原则。简述如下，供你参考：
1 能不去开的会，尽量不要去。
2 能不召开的会，尽量不要开。
3 能提前离席的会，尽量提早离开。
4 能提前结束的会，尽量提早结束。
我本身很幸运地在开会这件事情上，享有较多的“主动权”。
但是碍于长官关爱的眼神或严格的要求，上班族有时很难拒绝参与一些会议，或是无法提起勇气开口要求提前离席，这或许是因为主管与部属对于会议的认知不同所致。但是，为了达到更高的工作绩效，你应该积极争取选择开会的“主动权”，为自己的工作时间“谋福利”。
对于经常被动地遭到“征召”出席会议的上班族，我提供一个示意图，说明“正向应对会议的四大法则”建议如下：
侧面了解开会之目的
并非每会必开、有会必到的人，就是一个称职的上班族。在开会之前，先侧面了解会议之目的，探知此次会议的主题是否与自己负责的业务有直接相关。如果开会的议题与自己的关连性甚低，则应予以适当筛选。
委婉向主管或上司请示
一旦确知自己并无参加某项会议的必要，请在事前主动向主管说明不需与会的理由。以充分的理由加上良好的沟通态度，相信必能取得上司的谅解。
麻烦其他同事代为出席
若遇到重要会议，却无法抽空出席，应央请同事扮演“替身”代为出席。出席意味着对议题的重视，也代表着对主持会议者的尊重。可将个人意见及欲发言内容，委托同事代为陈述，适时适地表达意见及提供建言。
善用开会的时间
如果是不得缺席的会议，除了聆听发言者的重要陈述外，其实在意见交换、文件传递、议案交替等过程中，尚有许多可供善加利用的空档时间。我们未必要明目张胆地将公文带进会议室内处理，但是可以利用这些空档时间，规划会议结束后的工作事项，安排工作的优先顺序，思考尚未厘清的问题，或是构想因应会议结论应做何种调整。
越是懂得善用开会时间的人，越能减少会议对自身的无形耗损。
开会或许是上班族无可避免的宿命。
但是，积极主动应对会议，将会改变自己的工作命运。@
摘自 《时间管理黄金法则》 商周出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)
