时间管理达人:正向应对会议的四大法则

吕宗昕

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正向应对会议的四大法则—哈佛大学的心理测验
会议,未必要将其视为洪水猛兽。
逃避会议,会被老板视为异类。
正向面对会议,才能成功制服会议。

哈佛大学的心理测验

哈佛大学曾进行一项有趣的心理测验。授课的教授问班上学生:

在第一个世界里,你一年赚五万元美金,别人才赚两万五千元美金。

在第二个世界中,你一年才赚十万元美金,而别人赚二十万元美金。

假设两个世界的物质条件及生活状况均相同,你要选择哪一个世界?

结果出乎意料地,大多数学生都选择第一个世界,他们宁愿口袋里的薪水少一点,却期望自己与他人相比可占有相对的优势。

让我们以类似的问题来问自己:

在第一家公司,你一天上班十个小时,别人仅需上班八个小时。

在第二家公司,你一天仅需上班八个小时,别人却要上班十个小时。

假设两家公司的薪资皆足以满足你在生活与物质上最基本的需求,那么,你会选择哪一家公司?

相信绝大多数的上班族均会选择第二家公司。因为应该没有人乐意见到自己比别人更忙,也没有人喜欢看到别人比自己更闲。

“我觉得自己好像不是上班族耶!”一个年轻人告诉我。

“那你是什么族?”我问。

“我觉得自己是‘开会族’!”他略带无奈地说。

如果将大部分的上班时间都耗用在开会上,就没有足够的时间可完成正事。在第二章中,曾提及“三抓三放”的概念:

抓大事、放小事
抓正事、放杂事
抓要事、放闲事

其实很多时候,属于小事、杂事及闲事的会议屡见不鲜。当然亦有针对大事、正事、要事的会议,但往往只占会议总数的一小部分。因此我们可将“三抓三放”的概念应用于会议上:

抓大会、放小会
抓正会、放杂会
抓要会、放闲会

对于大会、正会、要会,应主动参加,并在会议上适时发表意见;对于小会、杂会、闲会,则应尽量减少出席,以节省自己的时间。

正向应对会议的四大法则

为了管好自己的时间,对于开会,我个人有几项原则。简述如下,供你参考:
1 能不去开的会,尽量不要去。
2 能不召开的会,尽量不要开。
3 能提前离席的会,尽量提早离开。
4 能提前结束的会,尽量提早结束。

我本身很幸运地在开会这件事情上,享有较多的“主动权”。

但是碍于长官关爱的眼神或严格的要求,上班族有时很难拒绝参与一些会议,或是无法提起勇气开口要求提前离席,这或许是因为主管与部属对于会议的认知不同所致。但是,为了达到更高的工作绩效,你应该积极争取选择开会的“主动权”,为自己的工作时间“谋福利”。

对于经常被动地遭到“征召”出席会议的上班族,我提供一个示意图,说明“正向应对会议的四大法则”建议如下:

高精度图片

侧面了解开会之目的

并非每会必开、有会必到的人,就是一个称职的上班族。在开会之前,先侧面了解会议之目的,探知此次会议的主题是否与自己负责的业务有直接相关。如果开会的议题与自己的关连性甚低,则应予以适当筛选。

委婉向主管或上司请示

一旦确知自己并无参加某项会议的必要,请在事前主动向主管说明不需与会的理由。以充分的理由加上良好的沟通态度,相信必能取得上司的谅解。

麻烦其他同事代为出席

若遇到重要会议,却无法抽空出席,应央请同事扮演“替身”代为出席。出席意味着对议题的重视,也代表着对主持会议者的尊重。可将个人意见及欲发言内容,委托同事代为陈述,适时适地表达意见及提供建言。

善用开会的时间

如果是不得缺席的会议,除了聆听发言者的重要陈述外,其实在意见交换、文件传递、议案交替等过程中,尚有许多可供善加利用的空档时间。我们未必要明目张胆地将公文带进会议室内处理,但是可以利用这些空档时间,规划会议结束后的工作事项,安排工作的优先顺序,思考尚未厘清的问题,或是构想因应会议结论应做何种调整。

越是懂得善用开会时间的人,越能减少会议对自身的无形耗损。

开会或许是上班族无可避免的宿命。

但是,积极主动应对会议,将会改变自己的工作命运。@

摘自 《时间管理黄金法则》 商周出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)

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