作者Reuben Yonatan
（大纪元记者吴约翰编译）在疫情最严重的期间，远程工作几乎成为所有公司的必然。即便现在封锁即将结束，但仍有许多企业已决定继续维持此番工作型态。远程工作有许多优势，包括降低成本、员工更有效率、心情更愉快等等。但是，如果您计划拥有一个永久的全职远程团队，就需要掌握好远程团队管理。
远程团队管理与面对面团队管理，具备不同的挑战。尽管通信技术已经非常先进，但它仍然无法完全取代面对面的交流。不过，若想掌握好远程团队管理，仍然可以用以下方式达成。
1. 沟通是关键
如果办公室里的沟通不良，常会令人感到沮丧，且浪费时间，而且当团队进行远程工作时，要是错过信息或误解指令时，很可能会造成灾难。一项调查发现，拥有10万名员工的大公司，可能因沟通不良，导致平均每年损失6,240万美元；同样地，拥有100名员工的小型公司，也会有平均每年42万美元的损失。
利用电子邮件来分配企划案和任务，可能在办公室的工作环境中行得通，因为员工可以走进经理办公室，进行现场演示；但是，在远程工作环境中，根本不可行。
所以，准备多样可用的沟通渠道，并充分利用公司的网络通讯软件，将能协助远程团队成员，保持井然有序、合作无间的关系，并在需要时获得所需的反馈。
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2. 使用团队聊天与协作的软件是必须的
Slack和Microsoft Teams等团队聊天应用程式（Apps）能将团队的沟通，整理成不同需求的频道或个别信息，以便远程工作者可以追踪任何特定项目，或是部门里最即时的公司信息。团队成员还可以互相直接联系，且因为能掌握大多数的解决方案，进而将方案的第一手资料和团队信息整合到个别需要里，达到追踪特定主题的进度。
Microsoft Teams和Ryver等聊天应用程式，也能将团队聊天功能与专案管理相互结合。远程工作者可以直接使用Microsoft Teams来编辑档案和演示文稿（简报）；而Ryver则有内建名为“任务”（ tasks ）的看板式面板（kanban-style board ），允许团队成员创建、组织和完成任务。
为了充分运用您正在使用的团队协作软件，请花点时间研究一下可运用的功能。对于许多受欢迎的软件供应商，在谷歌搜索引擎上快速键入软件名称和“进阶用户”（ “power user” ）一词，应该会找到一些有用的信息。例如，透过进阶搜索，Microsoft Teams会提供一个功能，能即时让您保存信息，并稍后返回使用，以及有键盘快捷键功能。像Slack或许多其它应用程式，也允许用户设定客制化通知，以利团队成员在需要集中注意力时避免分心，但又不会错过任何重要信息。
3. 定期视频会议
针对培训和较正式的会议，视频通话应用程式必定不可或缺。虽然它们不是面对面接触的完美替代品，但看到人们的脸孔，将有助于使沟通变得清晰和直接。
因为全球疫情关系，我们大概都有过这样的经验，终于亲眼见到了曾经透过视频多次交谈的人。最常发生的是，您立即认出了这个人，而且就觉得认识他们。这是因为像Zoom等视频通话应用程式，能创造出几乎与真实情境一样好的亲身体验。
运用视频通话达成有效沟通的一些作法，例如：召开5人或更少人数的小型视频会议，消除分散注意力的背景噪音，或是提前制定会议议程。此外，花一些时间了解您的视频会议供应商所提供的功能，以便能够充分利用您的软件；或是找一些能强化沟通的功能，像是屏幕共享和白板功能。
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4. 云端和手机的解决方案
云手机系统利用了网络IP语音技术，对于远程工作者和业务沟通来说，有绝对必要性。与传统座机式电话相比，商务用的网络电话（VoIP）更便宜、更灵活、可扩展性更强。而且，因应软件电话的发展，商务用的网络电话对远程团队的真正好处，系在于它的移动性。
为了协助完善远程团队的沟通，在选择网络电话供应商时，有一些功能是您需要注意的，例如，语音邮件转文本、查找我/关注我（find-me follow-me）、手机应用程式、语音笔记、短信，以及（可能是远程团队最重要的功能） 报告和监控。
5. 设定工作机制
在管理任何团队时，设定明确的期望，是非常重要的。而在管理远程团队时，您的员工需要知道，他们何时可以工作，以及何时可以专注于其它事情，例如：家庭事务，这对业务和远程团队的健康运作都很重要。如果员工觉得他们是24小时全天候“随时待命”，他们的压力会更大，且他们的心理健康也会受到影响。
为避免这种情况，请在您的业务中设定工作机制，给您的员工一个宽松的日程安排。远程团队需要很好的灵活性，但您应该设定一些工作时间，以便员工可以相互交流，您也可以与他们进行联系。
谈到联系，尝试每天或至少每周一次，与团队成员联系。可以使用正式的视频通话，也可以使用像非正式的Slack信息进行联系。而定期签到，也可以帮助您的远程工作者，规划他们的工作，并根据您的反馈进行调整。
6. 关注结果 省去枝微末节
即使在办公室环境中，微观管理也是一种糟糕的做法。而且对于远程团队来说，微观管理可能会给员工和管理者，带来大量不必要的挫折感。
更好的做法是，设定明确可衡量的KPI（ Key Performance Indicators/“关键绩效指标”），雇用合适的人选，让他们找出实现目标的最佳方式。研究显示，当员工在角色、职责和目标方面获得明确的方向，并在工作流程上被给予灵活度时，他们往往能够寻求建议和更多的协作，并进行创意思考，以实现目标。
这些做法都应该被同时考虑，因为它们之间有很多重叠之处。例如，当受到关注的是结果，而不是过程时，就会更有动力进行有效的协作和沟通。一个有目的管理，包含定期（但不是强迫）签到的机制，使管理者能够在后续行动上，保持井然有序，并确保目标得到实现；它还能促进开放式的沟通。
在完全过渡到远程工作之前，如果您能确保将专注力放在上述这些做法时，您就可以享受远程工作的所有优势，而无需承受过渡期的阵痛。
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转载自《企业家》（Entrepreneur）
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原文：A Quick Guide to Managing Your Remote Team in the New Normal刊于Entrepreneur网站。
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