作者Reuben Yonatan
（大紀元記者吳約翰編譯）在疫情最嚴重的期間，遠程工作幾乎成為所有公司的必然。即便現在封鎖即將結束，但仍有許多企業已決定繼續維持此番工作型態。遠程工作有許多優勢，包括降低成本、員工更有效率、心情更愉快等等。但是，如果您計劃擁有一個永久的全職遠程團隊，就需要掌握好遠程團隊管理。
遠程團隊管理與面對面團隊管理，具備不同的挑戰。儘管通信技術已經非常先進，但它仍然無法完全取代面對面的交流。不過，若想掌握好遠程團隊管理，仍然可以用以下方式達成。
1. 溝通是關鍵
如果辦公室裡的溝通不良，常會令人感到沮喪，且浪費時間，而且當團隊進行遠程工作時，要是錯過信息或誤解指令時，很可能會造成災難。一項調查發現，擁有10萬名員工的大公司，可能因溝通不良，導致平均每年損失6,240萬美元；同樣地，擁有100名員工的小型公司，也會有平均每年42萬美元的損失。
利用電子郵件來分配企劃案和任務，可能在辦公室的工作環境中行得通，因為員工可以走進經理辦公室，進行現場演示；但是，在遠程工作環境中，根本不可行。
所以，準備多樣可用的溝通渠道，並充分利用公司的網絡通訊軟件，將能協助遠程團隊成員，保持井然有序、合作無間的關係，並在需要時獲得所需的反饋。
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2. 使用團隊聊天與協作的軟件是必須的
Slack和Microsoft Teams等團隊聊天應用程式（Apps）能將團隊的溝通，整理成不同需求的頻道或個別信息，以便遠程工作者可以追蹤任何特定項目，或是部門裡最即時的公司信息。團隊成員還可以互相直接聯繫，且因為能掌握大多數的解決方案，進而將方案的第一手資料和團隊信息整合到個別需要裡，達到追蹤特定主題的進度。
Microsoft Teams和Ryver等聊天應用程式，也能將團隊聊天功能與專案管理相互結合。遠程工作者可以直接使用Microsoft Teams來編輯檔案和演示文稿（簡報）；而Ryver則有內建名為「任務」（ tasks ）的看板式面板（kanban-style board ），允許團隊成員創建、組織和完成任務。
為了充分運用您正在使用的團隊協作軟件，請花點時間研究一下可運用的功能。對於許多受歡迎的軟件供應商，在谷歌搜索引擎上快速鍵入軟件名稱和「進階用戶」（ 「power user」 ）一詞，應該會找到一些有用的信息。例如，透過進階搜索，Microsoft Teams會提供一個功能，能即時讓您保存信息，並稍後返回使用，以及有鍵盤快捷鍵功能。像Slack或許多其它應用程式，也允許用戶設定客製化通知，以利團隊成員在需要集中注意力時避免分心，但又不會錯過任何重要信息。
3. 定期視頻會議
針對培訓和較正式的會議，視頻通話應用程式必定不可或缺。雖然它們不是面對面接觸的完美替代品，但看到人們的臉孔，將有助於使溝通變得清晰和直接。
因為全球疫情關係，我們大概都有過這樣的經驗，終於親眼見到了曾經透過視頻多次交談的人。最常發生的是，您立即認出了這個人，而且就覺得認識他們。這是因為像Zoom等視頻通話應用程式，能創造出幾乎與真實情境一樣好的親身體驗。
運用視頻通話達成有效溝通的一些作法，例如：召開5人或更少人數的小型視頻會議，消除分散注意力的背景噪音，或是提前製定會議議程。此外，花一些時間了解您的視頻會議供應商所提供的功能，以便能夠充分利用您的軟件；或是找一些能強化溝通的功能，像是屏幕共享和白板功能。
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4. 雲端和手機的解決方案
雲手機系統利用了網絡IP語音技術，對於遠程工作者和業務溝通來說，有絕對必要性。與傳統座機式電話相比，商務用的網絡電話（VoIP）更便宜、更靈活、可擴展性更強。而且，因應軟件電話的發展，商務用的網絡電話對遠程團隊的真正好處，係在於它的移動性。
為了協助完善遠程團隊的溝通，在選擇網絡電話供應商時，有一些功能是您需要注意的，例如，語音郵件轉文本、查找我/關注我（find-me follow-me）、手機應用程式、語音筆記、短信，以及（可能是遠程團隊最重要的功能） 報告和監控。
5. 設定工作機制
在管理任何團隊時，設定明確的期望，是非常重要的。而在管理遠程團隊時，您的員工需要知道，他們何時可以工作，以及何時可以專注於其它事情，例如：家庭事務，這對業務和遠程團隊的健康運作都很重要。如果員工覺得他們是24小時全天候「隨時待命」，他們的壓力會更大，且他們的心理健康也會受到影響。
為避免這種情況，請在您的業務中設定工作機制，給您的員工一個寬鬆的日程安排。遠程團隊需要很好的靈活性，但您應該設定一些工作時間，以便員工可以相互交流，您也可以與他們進行聯繫。
談到聯繫，嘗試每天或至少每週一次，與團隊成員聯繫。可以使用正式的視頻通話，也可以使用像非正式的Slack信息進行聯繫。而定期簽到，也可以幫助您的遠程工作者，規劃他們的工作，並根據您的反饋進行調整。
6. 關注結果 省去枝微末節
即使在辦公室環境中，微觀管理也是一種糟糕的做法。而且對於遠程團隊來說，微觀管理可能會給員工和管理者，帶來大量不必要的挫折感。
更好的做法是，設定明確可衡量的KPI（ Key Performance Indicators/「關鍵績效指標」），僱用合適的人選，讓他們找出實現目標的最佳方式。研究顯示，當員工在角色、職責和目標方面獲得明確的方向，並在工作流程上被給予靈活度時，他們往往能夠尋求建議和更多的協作，並進行創意思考，以實現目標。
這些做法都應該被同時考慮，因為它們之間有很多重疊之處。例如，當受到關注的是結果，而不是過程時，就會更有動力進行有效的協作和溝通。一個有目的管理，包含定期（但不是強迫）簽到的機制，使管理者能夠在後續行動上，保持井然有序，並確保目標得到實現；它還能促進開放式的溝通。
在完全過渡到遠程工作之前，如果您能確保將專注力放在上述這些做法時，您就可以享受遠程工作的所有優勢，而無需承受過渡期的陣痛。
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轉載自《企業家》（Entrepreneur）
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原文：A Quick Guide to Managing Your Remote Team in the New Normal刊於Entrepreneur網站。
責任編輯：韓玉#
