【管理清谈】规定之外

思牧

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企业或组织里面有许多形形色色的规定。规定是一种规范、规则,通常在于为了维持某种秩序或是集体的利益而生。国家的规范表现在法律上,企业或组织的规范则表现在规定上。如果大家都能遵守规范,就能够保有某种规定产生的利益。例如:大家都遵守交通规则,那么交通意外的损失变会降到最低;企业规定一致的上班时间,也是为了让组织、团队顺利运作。

组织中的许多规定,经常是用来避免问题或解决问题。但是“规定”的本身,好像也产生了一些问题。例如:有了规定却不去遵守、对规定视而不见、对规定产生抱怨…等等。为何会有这些问题?个人主义的盛行也许是原因之一,另一方面则是出在“规定”的本身。

首先,规定是不是让人难以遵守?例如有些公司规定全面禁止吸烟,这规定本身就让吸烟者难以遵守。其次,规定是不是应该要有配套措施?例如应该设立吸烟区给吸烟人士,或者鼓励、帮助戒烟,才能解决问题。第三,规定是不是已经叠床架屋,彼此冲突?例如:在工作多到做不完的情况下,不准迟到、不准打瞌睡、不能将工作留置隔天再做等规定便会变得难以遵守。“又要马儿跑,又不准马吃草”的抱怨现象变会不断产生,最后演变成对规定的质疑。

这又会演变成另一个问题,就是:规定变成“参考用”。规定成群使人难以遵守转变成规定让人难以尊重。而后者的问题较前者来得更加严重,因为这会让大多数立意良善的规定都因而失效。再者,有些规定只考虑片面的效果,未考虑连锁效应或是长期观点。

例如某网路公司规定员工只能用自家的网路电话。就情与理来说并无不妥,毕竟爱护公司忠于公司没什么不对。但是如果换个角度,为何员工会用其他公司的产品?是不是它公司的产品有其优点?如果限制员工,是不是丧失了观察竞争者的机会?而且造成员工的不便,是不是反而减低了员工的向心力,与原先的目标适得其反?

规定是一种解决问题的方式,但是解决问题的方法是不是只有靠订“规定”?“规定”是一种秩序,也是一种限制,会使组织丧失一些活动力,这是“规定”必须付出的代价。“规定”的代价为何?“规定”的本身会衍生哪些问题?“规定”与“规定”之间是不是会打架?除规定外,是不是还有替代方案?以上这些都是制订者必须要审慎思考的。

除此之外,制订者也要充分与员工沟通,让员工了解规定的用意与作用,才不会让员工感到莫名其妙。最后,在规定的制定过程以及规定的本身,也许要多一些人性的考量、多一些弹性的空间,才能让人愿意遵守、使人愿意尊重。@*
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