電子郵件極具革命性，因為你不需要把信送到郵局，也不需要列印出來，再放到傳真機裡。
遞送實體信件到其他地方要花上幾天時間，電子郵件把這些時間全節省下來了，這會讓我們的祖先感到無比驚訝。
甚至可以這麼說，如果以前的國王、將軍、政治家和其他要人也可以使用電子郵件的話，歷史的面貌可能就跟現在大不相同了。
但從另外一角度來看，這也是一件壞事。案例學習中曾提到一名女士，她每天要花四個小時來處理電子郵件，我感覺有些人已經變成電子郵件的奴隸了，說不定有些人在過世後，墓誌銘上會寫著：「這裏躺著ＸＸＸ，他總是把收件夾裡的電子郵件處理得清清楚楚」。
如果你也是這樣的人，或者電子郵件總是讓你覺得頭痛，你就需要認真看待這個問題了。
巧妙地說「不」是個好辦法，你可以從電子郵件開始練習巧妙地說「不」。電子郵件是一個供你運用的工具，就是像一支鉛筆、一台電腦，或一塊白板。
想像一下，如果你在任何地方看到一支鉛筆，就必須撿起來，開始用它來寫字；或是你每看到一台電腦，就必須坐下來用它工作；或是每次你一看見白板，就必須拿一支白板筆開始在上面塗塗寫寫――這不是很荒謬嗎？我們只會在需要這些工具的時候才使用它們。
對待電子郵件也應該採取同樣的態度，需要使用它的時機應該分成兩種情況：一是當你想要與其他人交流的時候；另一種則是用來檢查一下是否有人已經在與你互動。大多數的麻煩往往都是由後一種情況引起的：
˙不斷檢查電子郵件，看看是否有人寄了郵件；
˙當我們發現有人寄出電子郵件時，覺得必須立刻回覆；
˙所有的電子郵件都是同等重要，所以就一視同仁地處理它們。人們通常覺得把收件夾處理得乾乾淨淨是件好事。
上述的每一種行為都很愚蠢，結合在一起更是大錯特錯，有些人會說：「我不停地檢查電子郵件，一發現新的郵件就會馬上處理。」
聽上去真不錯，但這樣一來，不就成了電子郵件答錄機了嗎？你的公司真的希望你這樣做嗎？難道這就是你的雄心壯志嗎？莫非你想一直這樣生活下去？
如果你習慣了這種做法，就必須盡快改變這種習慣。我們將在本章中糾正其中兩個做法，最後一個則留到第五章。
基本上，你必須停止不斷地回覆郵件，該如何才能停止呢？對初學者來說，你最好根本就不需要知道有新的電子郵件，所以可以關掉電腦的電子郵件通知程式，讓它不再發出收到郵件時的提示音，接下來你需要抵抗總想檢查收件夾的誘惑，每天只在固定的時間檢查收件夾。
你可以每天檢查兩次，例如早上檢查一次，午飯後檢查一次，也可以這樣安排：九點到十點檢查一次，下午二點到三點再檢查一次。
我知道你現在可能會覺得心裡有點不踏實，如果採用這個建議，一天只檢查兩次收件夾的話，那麼萬一有郵件在早上十點到下午一點之間寄達你的收件夾，你就會到下午二點（差不多四個小時後）才能看到它。
先不要緊張，我不會在這個問題上強迫你。我覺得對大多數人來說，一天檢查兩次信箱是很合宜的，若工作性質不大相同，也可以靈活一點，但我想說的重點是，在一天內檢查信箱的次數應該是固定的。所以說：
1.決定自己一天要檢查幾次信箱。一天一次非常好，一天兩次也不錯，三次也行，四次非常夠了。超過四次那就是在開玩笑了，說明你還在放任自己的舊習慣。
2.確定你檢查郵箱的時間。例如：
兩次： 九～十點；下午二～三點
三次： 九～十點；中午十二～一點；下午三～四點
四次： 九～十點；中午十二～一點；下午二～三點；下午四～五點
嚴格按照你選擇的時間來檢查電子信箱，抵禦在其他時間看郵件的誘惑。@(待續)
摘編自 《其實你做太多了！實踐3守則，讓你週休三日也能使命必達》 臉譜出版社 提供
