暢所欲言的溝通術:我們大膽的主張

凱瑞.派特森(Kerry Patterson)、喬瑟夫.葛瑞尼(Joseph Grenny)、朗恩.麥米倫(Ron McMillan)、艾爾.史威茨勒(Al Switzler)

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假設你試圖逃避這類尖銳議題,或是你真的引發這些問題的討論時,總是表現出最壞的一面。

這有什麼了不起嗎?這樣的風險到底有多高?一場失敗的對話會讓事情變得更糟嗎?你應該要為此感到擔心嗎?

事實上,一場失敗的對話不但具有相當大的毀滅性,影響層面也非常深遠。根據我們的研究,一個穩固的婚姻關係、工作、組織或社區都是建立在同一個力量之上,這個力量就是「能夠坦誠討論高風險、情緒導向、具爭議性的議題」。

因此我們可以大膽說,若有效掌握關鍵對話,就能開創事業的另一個高峰,強化你與伴侶的關係,更能改善你的健康狀況。在你與其他人更能掌握這種高風險的討論時,你們的組織及社區也會更有活力。

〉〉〉開創事業的另一高峰

處理關鍵對話的能力是否可以對你的工作有所助益?絕對可以。根據過去25年來針對兩萬人及上百個組織的研究結果,我們可以確定一點:每個具有影響力的人─可以漂亮解決問題,同時又能打好關係的人─都非常善於處理他們所面對的關鍵對話。

舉例來說,一個優秀的員工知道如何對老闆提出異議,卻不會自毀前途。我們看過太多人因為一些尖銳問題處理失當而賠上自己的前途,你或許也有過這種親身經歷。

在歷經冗長且沒有建設性的討論後,你終於把一切講出來了─不過有一點魯莽。或是大家正在激烈討論某項議題,你的同事們躁動不安,此時你決定說一些話。這不能算是討論,但總要有人有勇氣站出來,以免老闆做出什麼後悔莫及的蠢事。

事實上,你不需要在「公正」及「工作」之間做出選擇。習慣面對關鍵對話,並且能夠處理得當的人,都能以讓人接受的方式表達他的「異見」或是一些大膽看法。

他們的老闆、同儕及屬下都能聽進這些話而不會產生防衛心或憤怒感。

你的工作中是不是有一些關鍵議題是你沒有面對、或沒有處理好的?這會降低你對公司的影響力嗎?如果你能提升處理這些對話的能力,你的前途會不會往前跨一大步?

〉〉〉改善你的組織

處理關鍵對話的能力可以影響個人前途,那麼組織呢?當然,一個軟性的因素(例如你跟他人講話的方式)是不會對一個不怎麼軟性的因素(例如獲利底線)產生影響。

過去25年來,我們一直都在探討這個議題。我們(以及其他許多人)一直都在研究組織成功的關鍵到底是什麼。大多數的人都去研究一些難以理解的「大」主題,像是公司整體的策略、架構及系統等等。

畢竟,想要擁有一流生產力的組織,就必須具備一流的績效管理系統。要提升生產力就不能少掉這些玩意兒,對吧?不只我們有這種想法,許多嘗試要進行改善的公司─至少就我們聽到的是如此─都紛紛開始重新規劃它們的績效管理系統。

接著,我們開始研究那些花大把鈔票投資績效管理系統的公司,結果發現我們完全搞錯了。單單改變組織架構或系統,對於績效的改善效果有限。

舉例來說,一項針對五百家績效卓著的組織進行的研究發現,最頂尖的績效水準與績效管理中的規範、流程、政策通通無關。事實上,這些績優公司甚至有半數以上幾乎沒有正式的績效管理系統。

那麼,他們到底是如何成功的?這完全來自於人們處理關鍵對話的能力。在這些績優公司中,當員工無法達成預期目標時,同事會自動站出來,一起討論問題所在。在糟糕的公司裡,績效差的員工通常會被忽略或被調職。

在好的公司裡,老闆會去處理問題。而在最棒的公司中,每個人都會超越職位與階層,對其他任何一位同事負起責任,這與職位或階層都沒有關係。在通往高績效的路徑中,靠的不是穩定的系統,而是公司各階層面對面的坦誠溝通。

解決緊迫的問題。最好的公司在所有重要的領域中,幾乎都已針對某些特定議題的對話發展出有效的處理技巧。舉例來說:

●●●安全:當某員工違反了工作程序,或以不安全的方式工作時,第一個發現問題的人,不管他的職位為何,都要站出來開啟這段關鍵對話。

●●● 生產力:如果某位員工績效不彰、未能達成某個預定目標、沒有負起應負的工作,或只是單純的生產力不足,受到影響的另一方應該立即處理這問題。

●●● 看法不同:當員工感覺被威脅、冒犯、侮辱或騷擾時,應該很有技巧且自然地與做出這些行為的那一方討論這件事。

●●● 品質:在品質主宰一切的公司中,人們在開始工作前會先面對面討論問題。

●●● 其他熱門話題:在創新、團隊合作、變革管理或其他需要人際互動的領域中,一流的公司會在相關的關鍵對話上有一流的處理方式。

公司的成功和關鍵對話之間有什麼關係呢?持續在關鍵績效方面有驚人改善、最終成為該行翹楚的公司,通常在改善措施上與其他公司沒有什麼不同。他們同樣舉辦認知訓練,印製旗幟,舉行演講;不同之處在於「員工出錯時的處理方式」。

當員工出錯時,毋須等到用公司政策來解釋,或由某個領導者來裁決,員工自己會站出來、坦誠講出來,因此公司和個人都會不斷成長。

同樣的,如果領導者有不同意見,而員工願意講出來並溝通,那麼問題便可解決,公司也可繼續前進。

你的情形又如何?你的組織是否卡在朝向某個重要目標的半路上?如果是這樣,其中是否有些你想逃避或可能搞砸的討論?你的工作夥伴呢?他們對關鍵對話的態度是「繞道而行」或「勇敢面對」?改善處理這些對話的方式,是否可以讓你往前邁進一大步?@(待續)

摘編自 《不可不知的關鍵對話:壞情緒也能暢所欲言的溝通術》美商麥格羅.希爾國際股份有限公司 台灣分公司 提供
(http://www.dajiyuan.com)

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