【大紀元2022年07月15日訊】（John Hall撰文/大紀元記者吳約翰編譯）記得多年前，當我還是個孩子時，非常討厭辦公室用品公司史泰博（the Staples）宣傳的一則準備返校廣告：「這是一年中最美好的時光」。它提醒我，夏天即將結束，歡樂時光不再。當然了，我的父母對那則廣告沒有意見，可能完全認同吧！
去年學校新學年開始時，面對疫情和未來，家長都有不確定感。而今年，我們都希望變種病毒能得到控制，一切都能好起來。學校再過幾個星期就要開學了，希望新的學年度，能夠讓我們的孩子和我們的國家恢復以往傳統的學習和樂趣。
協助員工在家工作兼顧孩子
身為雇主的你，該如何過渡今年的夏天和接下來的返校新學年，如何讓員工回到辦公室工作的運作更上軌道？以下九種方法供參考運用。
1. 支持居家辦公（WFH）的過渡和混合機制
儘管在家工作的模式呈現上升趨勢，但在COVID-19疫情之前，在家工作僅佔大約5%的勞動力。顯然，這是在全球大流行病出現後發生的變化。疫情期間，有超過一半的美國人採用遠程工作，而許多人也希望能繼續保持這種工作形態，儘管他們現在可以選擇重返工作崗位。
到目前為止，大多數員工已經能順利掌握在家工作所需的工具和知識。但是，如果您的公司正在轉型為混合辦公模式，請預留出一些時間討論員工在家庭和返回辦公室之間所遭遇的問題，找出能夠適應過渡的方法。
如果員工仍然有許多天在家工作，詢問他們是否已設置家庭辦公室作為過渡的一部分？在家辦公的設備是否完善？如果沒有，你可能要提供補助津貼。可以參考Calendar公司，我們提供遠程辦公團員站立式辦公桌。
此外，您也可以提供員工一些建議或資源，關於如何利用工具在家工作。即使是簡單的訣竅也可以讓一切變得更好，例如，使用行事曆安排時間和遠離3C等。
我們後來決定提供像迪士尼+這樣的串流媒體服務，讓員工的孩子今年暑假能獲得視聽娛樂。當然，如果我們能早在疫情期間想到運用它就好了，但是，遲到總比沒到好。
我們必須重建新的常規，適應疫情帶來的改變：因應夏天和暑假的來臨，回到辦公室工作，以及孩子們再過幾週要回到學校。所有這些改變擾亂了日程安排，也影響辦公效率。到處都有壓力，此時，建議放寬你的日程安排，讓那些有家人的員工能夠有更多的彈性。雖然「放寬心」不會解決所有問題，但可以更好地幫助管理家務和工作責任。
2. 「視窗工作」（Windowed work）
坦白說，傳統朝九晚五的工作方式不是很有效率。除非你有適當的暑期托兒服務，否則你不太可能在完成工作的同時又兼顧父母的責任。
有解決方案嗎？ 答案是：「視窗工作」。
軟體科技新創公司Range的聯合創辦人珍妮弗·丹納德 (Jennifer Dennard) 解釋說：「我們發現，有時候你希望能與其他人有交集，尤其是在協作方面」。但是，實際上大多數的「工作是可以不用同步完成的，這也替人們提供了一個絕佳的機會來根據不同的時間表工作，特別是如果他們有孩子或有其他需要照顧的人」。
「視窗工作」的運作是，你和你的團隊安排特定時間進行視訊會面和協作，就像疫情期間所做的那樣。例如，約定每個人從上午9點到上午11點在線上，以便回覆電子郵件或是團隊溝通平台Slack上的訊息；或者，您也可以安排每週三下午1點召開團隊會議。
「視窗工作」之外的時間，每個人可以自由運用。所以，從早上7點到9點，他們可以吃早餐，為他們的孩子做好一天的準備，當下不必擔心工作；而在每週的團隊會議之後，他們也可以與孩子一起從事暑期活動，然後獨立工作。
「如果我的工作時間是從早上九點到下午五，我會非常焦慮」，軟體科技新創公司Range聯合創始人丹尼爾·布皮爾斯（Daniel Pupius）補充說。那是「因為我會聽到客廳正在發生一些事，而我卻無法幫忙，這對其他家庭成員來說，也會是非常疲憊的一天」。總的來說，「我認為在一天中，透過分配時間區塊工作，你實際上減輕了一些壓力和焦慮，還有身為家庭成員的壓力」。
提出這個概念的丹納德建議，「視窗工作」應該細分為以下四個步驟：
1. 與你的團隊創建「共享手冊」，以便每個人都了解彼此手上的項目和優先事項。
2. 安排每日簽到時間。
3. 安排上線時間，例如視訊午餐。
4. 調整團隊目標。
我們團隊大多數人現在都已回到辦公室崗位，但有些人卻很難做到，所以我們正為那些有孩子而要求在家工作（WFH）的員工提供一些幫助。整個夏天我們也將繼續嘗試，看看夏天結束時的生產力會是如何。
3. 保持同理心
即便在疫情之前，我始終堅信，同理心是領導者應該具備的一項重要技能。理由是什麼？它已存在我們的DNA裡。此外，同理心也能帶來更加正面和有效率的工作環境。
想要努力讓業務保持正軌，重振業績，其實很難讓每個人都具備同理心。此時，正是領導者發揮領導力的時刻。
. 盡可能的提供支援，而不是採取「嚴格的愛」的方法。
. 行事曆多一些彈性
. 積極傾聽，以同理心詢問同仁，例如「你覺得如何」？
. 建立健康的工作習慣，例如，休息時間好好休息。
. 鍛練自己的耐心。
. 向員工更新目前業務、產業、保險計劃的最新情況，並關心他們每個人是否都已接種疫苗。
. 在團隊回到辦公室時，提供一些讓大家有所期待的事務。
. 在後疫情時代，請繼續給予團隊運用像Calm或Headspace這樣的冥想或正念訓練的APP軟體，幫助他們找到短暫的寧靜。
4. 討論工作目標
當大多數員工都已返回辦公室，在家工作的員工也能以最大的效能進行工作；還有那些能平衡好在家工作和父母責任的員工也能夠處理全額的工作量。此時，儘管還是有一些員工需要平衡家庭和工作，我們還是能開始分配新的任務給員工，逐漸恢復規律的工作日常。
鼓勵你的團隊專注在他們的優先事項，今年夏天保持健康。
5. 重設期望的溝通方式
如前所述，需要規劃工作的時間區塊及開放的交流時間，即使每天只有一兩個小時。另一方面，您還必須切合實際的期望。
更重要的是，您可以為意料之外的情況做好準備。我相信你已經看過無數次團隊成員的視頻畫面在視訊會議中出現。如果意外突然發生，請保持冷靜。打聲「招呼」，給員工一兩分鐘的時間，讓他們沉靜下來思考該怎麼應對。我們終於從疫情中學到一件事：即便事情變得更加符合常規且可預期，我們仍要繼續前進，學習嶄新且更好的溝通方式。
6. 幫助員工獲得托育服務
不是每個人都有幸得到家人或鄰居的幫助。例如，我母親是可以在我需要的時後，幫忙照顧我的孩子；我也有些朋友們能夠有足夠資金去聘請保姆或家庭教師。
如果您的能力可及，請在今年夏天幫你的員工解決他們的育兒問題。您可以透過Care或Flexable為他們提供家庭照護選項。即使不是支持全額費用，您也可以幫助支付部分費用。或者，您可以提供慷慨的休假政策，直到員工解決托兒問題為止。
7. 活絡同事間情誼
遠程工作者容易面臨的兩個問題，也正是「嘗試混合家庭和工作」的員工會發現的問題。第一個是孤獨，第二個是無法像以前那樣與同事維持關係。
好消息是，這兩個問題其實可以同時獲得解決。
您可以安排社交簽到活動，如每週短暫的視訊咖啡休憩時間。其實，我們在疫情爆發之前就這樣做了，這的確很有幫助。其他想法可以是每月一次非工作相關的視訊休憩時間或舉辦視訊團隊活動，特別是針對新進的「混合工作」員工。
8. 提醒員工下班時間
美國的雇員在疫情期間的實際工作量比以前多，這並不奇怪，準確地說，平均增加了兩個小時的工時。其中一個原因是，沒有長途通勤，所以就把時間花在工作上。向員工提及這一點，以便他們能更好地了解你的期望。
提醒在家工作員工或「混合」工作者，「下班」恐怕會變得困難，而且可能很容易繼續工作到深夜。鼓勵你的團隊設定界限，例如，不要工作超過幾點。最重要的是，藉由自己下線來樹立一個好榜樣，例如，不立即回覆消息，並將你的溝通平台Slack狀態設置為離線。
9. 考慮長遠佈局
儘管我們覺得現在可能已經戰勝了COVID-19，但其實我們還不知道未來將會如何。我們辦公室裡有許多人看待疫情就好像一切都結束了，好像沒發生過一樣；但有一些人依然害怕。作為領導者，我們可以試著平衡兩邊。
麻省理工史隆學院的琳達·格拉頓（Lynda Gratton）提供以下建議：
. 視訊會議繼續存在。找到您喜歡使用的工具，加強您的遠程會議禮儀。
. 靈活的時間表也可成為常態。嘗試每週工作四天，給予員工更多方便。
. 面對面工作要有策略。沒有什麼比面對面的實際互動更好的了。但也要顧及到仍然擔心的團隊員工，您可以示範安全的做法，例如，讓所有在餐廳和商店工作的員工維持戴口罩。而且，當沒有安全感的團隊成員回到辦公室時，你也可以戴上口罩。
當前的現況
無論在家還是在辦公室，我們時刻都要提醒自己洗手。我們更要留意使用肘部打招呼，而不是擁抱。我們盡可能配合防疫，不要讓疫情捲土重來。我們採納員工「混合」上班的選擇，特別是今年夏天，到目前為止，情況還不錯。
我們幾乎克服了疫情帶來的影響，但現在我們東部的團隊遭遇了洪水侵襲，而西部的團隊也面臨了火災災情；我們仍有團員在與疫情的餘波對抗中，疾病纏身，還有幾個員工的家人因染疫死亡。
希望我們都能退一步，互相幫忙解決問題，無論是面對疫情、在家工作、暑假、還是照顧孩子，都能形成整體繼續向前。
轉載自《行事曆》（Calendar）
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原文：How to Help Employees Work From Home With Children刊於Calendar網站。
責任編輯：茉莉
