行事历上要区分“商务约会”和“作业”两类
在安排每天的“预定计划”时，你有没有清楚地区分“商务约会”和“作业”两大类别呢？
尽管辞典里对这两者都有其定义，但笔者对于他们却另有不同的解释，如下：
“商务约会”简单来说就是要和某人的会面。
所以不是单方面可以任意更改时间，所需要的时间也比较短。而且，基本上不同的商务约会，时间也是无法重叠在一起的。
而“作业”指的是制作文件、收发信件等等的办公内容。
这两者也可以统称为“预定计划”。
不过还是有所差别，例如商务约会是属于“点”的事项，作业则属于“线”的事项。
因此在使用电脑软体编辑行事历时，如果可以用不同的颜色标示出来的话，便会更清楚明了。
大多数的人都以“点”来标记商务约会，就连作业也只以结束时间为“点”来标记。但这么一来就会让行事历上的诸事项变得不容易执行。
因为属于作业的部分，应该用线来标示。如果不用线来记，就会不小心在进行作业的时间带上，又排入了商务约会。
例如文件的制作，对于何时开始着手、何时必须完成，都要确实掌握才行，不可混为一谈。
切忌将“作业”和“预定计划”混为一谈
许多人在安排预定计划时，只一味着重在商务约会的部分，而忽略了作业时间的掌控。因此经常发生开会在即，却还来不及将会议资料和各项准备工作完成的情形。
因此，作业时间也必须确实标示在行事历上才对。不过，前提是你必须要能预估自己所需的时间。至于预估的方法，笔者稍后会再详述。
笔者的工作安排，是商务约会和作业各占一半。一般人会以为，以写作为职业的人应该是成天都在写稿吧。
事实上，白天时间我几乎都在外面忙着采访、开会、演讲、顾问……等工作，只不过最终还是需要化成文字，才能算是我的工作成果。
就因为如此忙碌，所以如果我不能确实将商务约会和作业分开来的话，一定会来不及交稿。
作业时段和商务约会的时间或许还可以重叠，但不同的商务约会之间的安排，则不能互相冲突才行。@(待续)
摘编自 《时间密度管理术》 麦田出版 提供
