【大纪元2020年05月05日讯】（大纪元记者李敏楠综合报导）疫情期间在家工作时间变多，但公司事务仍需讨论，怎么办？网络视频会议即刻成了公司继续运营必不可少的利器，无论公司规模大小都能派上用场。
家居环境放松惬意，网络沟通毕竟不同于面对面交流，会议组织者如何使参与者们像在公司办公时一样投入？参与者又如何能集中注意力，配合好使会议达到预期效果，助公司在疫情困难时期有效运作？让我们一起看看提高网络会议效率和效果的贴士吧。
如果您是一名负责召集网络会议的组织者，那么需要考虑的事项和注意的细节比普通的会议要略多一些。在组织视频会议前，问问自己以下几个问题可帮助您理清思路。
1. 视频会议有必要召开吗？
当前整体经济受疫情冲击下滑，公司在压力下运营，需要更谨慎地平衡好资金投入和产出的关系。如果事情通过邮件或电话即可以解决，切莫采用相比要费时费力的网络视频会议。
2. 发出议程和会议规则了吗？
和以往的面对面开会一样，网络视频会议的议程也需要提前发出，以便参加者可以提前阅读，做好功课。
不同目的的会议，开会的规则也有差异，因此至少在会议的前几天就应该把相关规则发给受邀参加会议的人。如会议是讨论方案的，需提前考虑整理出评定方案的关键要素和评分标准。
3. 是否有人需要帮助？
不是每个人都曾经参加过网络视频会议，尤其是年长的人。在会议前，需要问问电脑上是否已安装相应软件，是否需要资讯人员透过远程帮忙？如果对方视频有问题，一时无法解决，要提供电话拨入参加会议的方式。电话拨入虽不如视频影像能看到对方的效果好，但至少可保证网络会议正常进行。
只要考虑到此类细节，就不用担心会议前临时出情况，不仅手忙脚乱，还会耽误会议按时开始。
4. 会议中要注意什么？
如果会议包括平时不太熟悉的同事，或公司以外人员，会议主持人安排简短的自我介绍能有效帮助大家互相熟悉，融洽会议氛围。
自我介绍后，建议主持人说明会议规则，询问大家是否都清楚，是否建议大家都把手机调到静音等等。如果参加网络会议的人反应不热烈的，不妨可以点名问一问，确保大家都在听，都理解会议将怎么开。会议开场处理好了，对下面会议的顺利进行非常有帮助。
会议期间，与会者各抒己见时容易跑题，所以主持人要心中有数，引导讨论扣题；如与会者相对沉默，要用启发和问问题的方式鼓励发言。注意，要避免发言只局限在某几个人的情况，只要鼓励所有与会者参与，积极沟通，会议也才能达到预期目的。
切莫忘记，如果会议较长的话，最好安排5-10分钟休息时间。冗长的会议容易让大家觉得疲劳，效果也会打折扣。
下面几点是在家参加网络视频会议一般需要注意的事项，和是否是会议组织者无关。
5. 开视频选好位置和着装
不在一个会议室开会已经很挑战，开启视频不仅有助大家沟通，还有助于保持大家的注意力。想一想开启摄像头后，别人除了看到你之外，还能看到什么，如果背景过于花花绿绿是否会影响别人的注意力？隔音效果是否可以，隔壁孩子玩耍的声音是否会影响到会议？座椅是否够舒适？尤其是对1小时以上的会议。
在家衣着可以很随便，但开视频会议就要注意，至少上半身的穿着要得体。
6. 开会了！专心听讲
会议期间，建议只开视频会议的工具，暂时把邮箱和网络即时信息的软件关闭，免得邮件和消息进来时分散你的注意力。
此外，受邀参加会议的人员需要提前阅读会议议程和规则，如有问题纪录下来，提前发邮件给组织者，或在会议中适当时机提出。会议前，还要准备好纸笔，这样需要记笔记的可拿来就用，因为这时用电脑纪录不一定方便。◇
责任编辑：茉莉
