时间管理达人:同类法则的应用概念

吕宗昕

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同类法则的应用概念-《星际大战》的绝地武士
武林高手的绝世武功,来自于不断的扎实训练。
时间高手的强大功夫,来自于日积月累的练习。

绝地武士的原虫

听过一种虫叫做“迷地原虫”吗?它存在什么地方呢?它就生长在绝地武士的血液中。

电影《星际大战》的绝地武士是一批拥有神奇力量的武者,他们不隶属于共和国,但会接受共和国的委托,介入调停国际纷争,援救重要人物,逮捕不法之徒,甚至还会率领军队征讨叛乱者。

绝地武士拥有强大的力量,也因此必须自我约束、严守纪律、无欲无求,尽力维护世界和平。

这些修练武技的武士相信一种称为“原力”的力量,这种力量来自于浩瀚的宇宙。绝地武士藉由不同形式的训练,得以灵活掌控并巧妙运用那股神秘的原力。

要如何成为一位绝地武士呢?这取决于他体内的“迷地原虫”数量。原虫数量越多者,越能和宇宙的原力产生共鸣,进而激荡出威力强大的力量,帮助绝地武士顺利执行任务。

时间原虫

我时常觉得,时间管理的能力似乎也取决于每个人体内的“时间原虫”数。时间原虫数量越多者,越能和宇宙的“时间原力”产生共鸣,从而大幅增进个人的时间管理“功力”。

绝地武士的高“迷地原虫”数或许是先天生成的,但是我们的“时间原虫”数则是可以后天培养的。抱持积极的心态,拥有正确的观念,知道明确的方法,我们就能提高个人的时间原虫数,让自己也成为一位时间的绝地武士。

一位科技公司的总经理好奇地问我:“你的工作不是相当忙碌吗?”

“是的。”

“那你怎么有时间写出这么多本书呢?”

“找时间啊!”

“你都利用什么时候写书?”总经理续问。

“清晨。”

“早上刚睡醒的时候?”

“是的。我都是利用清晨脑力最旺盛之际振笔疾书,将大脑的思绪文字化,写两三个小时后才去上班。”

“所以你是将上班时间与写书时间做明显的区隔?”

“对﹗我习惯一心不二用,这样才能有效节省工作时间。上班时间要做上班该做的事,上班以外的时间再做自己喜欢的事。”

总经理同意地点了点头。

节省时间的同类法则

我来分享个人多年来养成的习惯,说明如何做好时间管理,减少工作所需花费的时间。这些省时秘诀的核心概念在于“同类法则”。

工作前先适当分类

上班族最怕变成无头苍蝇一般,陷入忙、盲、茫的无底深渊。进办公室应做的第一件事情不是打开电脑,也不是立刻埋首办公,而是应将今天所欲进行之事做适当的分类,例如文书类工作、联络型工作、商议型事务、思考型工作等。

同类型的工作一起做

将所欲进行之事分类妥当后,尽量在同一时段做同类型的事。例如一次收发电子邮件,一次回复所有信件,一次阅读所有公文,一次打完需联络的电话等。一口气做完同类型的工作,可节省不同事务之间的“切换”时间,并在工作速度上产生递增效应,有效提高工作效率。

类似的问题一并思考

假设思考单一问题需花一个单位的时间,那么思考三个同类型的问题往往仅需两个单位的时间。这是因为当我们想出第一个问题的解决对策及方案时,可依此类推,将该思考模式套用在第二个及第三个问题上,如此即可有效缩短解决后两个问题的时间。

再者,将类似的问题一并思考,可以比较相互之间的异同,产生多样化的构想,以找出最佳的解决方案。

高精度图片

可合并的会议一起召开

过多的会议只会让公司同仁疲于奔命、人仰马翻。节制开会的次数及频率,是提高公司整体工作效率的重要概念。性质相近的会议应尽量合并举行,出席成员相同的会议也应尽可能一起召开,如此即可节省同仁重复参加会议所浪费的时间,并且在相关议题上取得一致性的结论与共识,不会产生前后矛盾的现象,徒然虚耗公司内部的资源。

绝地武士的高强功夫来自于原力,也来自于正确的信念。

善用以上的四个法则,可有效节省上班时间,大幅增加你体内的“时间原虫”数,让自己成为时间的“绝地武士”。@

摘自 《时间管理黄金法则》 商周出版社 提供(http://www.dajiyuan.com)

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