有一次，亨利沃德‧比徹發現自己的信箱裡有一封信，拆開一看，發現上面只寫了兩個字「白癡」，完全沒有署名。比徹不知該向誰回應，便利用佈道的機會向聽眾談這件事，他說：「我知道寫完信後忘了簽上自己的名字的人大有人在，可是一個人只簽了自己的名字，卻忘了寫信，我倒是頭一次見到。」
簡單一句裝傻的幽默，就將這封信對自己的侮辱化為無形，並將負面批評轉化到寫信者的身上。
在網路發達的今日，許多人不再提筆寫信，習慣利用MSN等即時通訊系統聊天，電子郵件幾乎取代了傳統書信。電子郵件保留了紙面書信非同時、同地交流的功能，讓雙方保留各自思考的私密空間，甚至不需付費，傳遞的速度非常快，電光石火之間，訊息已傳到天涯彼岸。從企業內部下達命令、會議記錄，到生意上的聯繫、意見討論，甚至簽約，都可以透過電子郵件完成。
正因電子郵件無遠弗屆，功能多樣，使用上更應小心，因為電子郵件是有效力的法律檔，可供作呈堂證據。微軟在美國纏訟多時的反拖拉斯案就是一例。檢察官在微軟高階主管的電腦中尋找證據，扣押了他們所有過去往來的電子郵件備檔，後來果真在電子郵件中找到隻字片語，證實反拖拉斯確有其事，以致於被控的公司要賠償巨額的損失。
美國南卡羅來納州州長桑福德，與居住於阿根廷的情婦秘密交往多年，因為兩人通信的電子郵件被駭客擷取，賣給媒體，導致婚外情曝光，最後落得羞愧下臺收場，斷送了問鼎白宮寶座的機會。
我自己也曾處理過一件商業案件，對方在電子郵件上同意付我們公司兩百萬美金，後來卻反悔。在法律上，他是站不住腳的，因為電子郵件的報價行為有時候等同紙上報價或合約，具有實質效力，除非我同意，否則他不能更改原先的報價。
不只商業行為，在電子郵件裡面辱罵、攻訐、毀謗、詐欺對方，甚至在部落格或MSN上的留言，都會成為有效的呈堂供證，甚至成為合約的法律根據，這比當面說話及電話交流更嚴格。當面說話及電話交流，還得經過對方同意錄音，才有法律效力。
電子郵件雖然方便，但我覺得電子郵件比較適合當訊息傳達工具，並不是很好的溝通工具，最好不要透過電子郵件開會，應該是開完會之後，透過電子郵件節錄會議紀錄及雙方同意的事項，作為備忘之用。
文字沒有聲音表情來輔助情緒表現，稍一不小心，就容易引發對方誤解。同一句話，明明你沒生氣或挑釁的意思，對方卻可能理解成這樣；或者，寫信的人缺乏禮貌及情感交流，一味在交代事情，也會讓對方反彈，以為你在吩咐他做什麼。因此，透過電子郵件討論事情時，最好只陳述事實，避免使用強烈的言語；如果發現雙方意見不同時，應適可而止，更不要因此打起筆仗。
在回電子郵件的時候，千萬不可用氣，應慎而又慎，免得被有心人利用。如果遇到有人在電子郵件中找晦氣，硬是氣不過來，此時最好深呼吸或離開電腦，等自己冷靜再回信。有時候，不回應還比回應好。
值得注意的是，在法律上，電子郵件雖能當作呈堂證據，卻不能禁止對方轉寄你的郵件給別人。若是擔心裡面的內容被第三者看見，不想讓人知道的秘密，還是少寫為妙。
摘自 《用心說好話》 啟示出版社 提供
