【大紀元2019年10月15日訊】（大紀元記者陳霆編譯報導）創造一個高效率、高產值的工作團隊是企業主與主管們的理想。但令人驚訝的是，諸如通勤、開會、收發電子郵件等工作中的常見環節，卻是消耗員工時間，降低工作效率的重要原因。
職場人士經常感慨自己的時間不夠用，不管如何管理時間，總還是對自己的工作效率很不滿意。事實上，上班族覺得時間不夠用的一個原因是，他們工作時浪費了一大半的時間在沒有效率的事情上。以下是這些罪魁禍首和一些簡單的解決方案，可以讓我們重新掌握這些無意間被浪費的時間。
1.不必要的通勤
根據美國普查局（U.S. Census Bureau）的數據，到了2018年為止，美國人平均通勤時間已超過54分鐘，創下歷史新高。這個情況不只出現在美國，在全世界的大城市中都越來越普遍。
日本NHK在2015年做的調查發現，日本人平均單程通勤時間為1小時19分鐘，而東京都會區的平均通勤時間已高達1小時42分鐘。英國西英格蘭大學一項針對2萬6千人的5年調查也發現，受試者的平均通勤時間五年來已從48分鐘增為60分鐘，且有七分之一的受試者要通勤2小時以上。
長時間通勤的結果，將對員工的生產力與健康造成明顯的損害。研究表明，長時間通勤者睡眠時間較少，情緒比通勤時間短的人更焦慮，對人生更不滿意，對工作滿意度也較低。
此外通勤本身就是時間的浪費，一天1～2小時左右的通勤時間，就佔工作時間約10～25％，若能想辦法節省下來，將可增加許多可利用的時間。
解決方案：適度開放在家工作
透過通訊軟體，許多辦公室的工作都可遠端進行，員工只要在網路順暢的地方就可工作。公司不妨適度開放在家工作，如此一來不僅可減少辦公室的水電費開支，一些研究也指出，在家工作的員工為了保住自己特殊待遇，會更努力呈現自己工作的成果，並更積極地與主管、同事溝通。
研究員建議，可將在家工作視為極端天氣的應變方法、員工小孩放長假時的臨時措施或升遷的獎勵等。
2.不必要的會議
現代企業經營重視創意思考、腦力激盪，也讓管理階層的會議時間，攀上了新的高峰。刊登在《麻省理工史隆管理學院評論》（MIT’s Sloan Management Review）上的調查指出，公司的管理階層一週花在會議上的時間高達23小時，比起1950年代整整多了10小時，約占去每週工時的一半。
以一人45年的職涯來說，開會大約用去22年的時間。據估計，其中大約有三分之一的會議時間是沒有效益的，也就是在無用的會議上花費至少7年時間，占一生中工作時間約16％。
解決方案：提高開會效率
開會是經營管理、解決問題不可避免的部分，然而可利用下列技巧提高會議效率，塑造高效率的會議文化。
1.確定會議目的：發展良好的公司常有許多例會，這些例會因為固定召開，可能會流於形式，所以要確保每次會議都有明確目的。
2.盡量不超過30分鐘：確保會議流暢，會議時間盡量不超過30分鐘，如果暫時沒有結論，倒不如先將討論內容總結，安排人員進一步搜集資料後，再另行安排下一次會議來決議。
3.兩個披薩原則：兩個披薩原則最早是由亞馬遜公司CEO貝佐斯提出的，他認為如果兩個披薩不足以喂飽一個團隊，這個團隊可能就太大了。同樣的原則也適用於會議上，與會者不能超過兩個披薩能餵飽的人數才能發揮靈活思考的效能。
4.將投影片替換為簡報文檔：投影片是很好的工具，但很多時候，報告者光是將投影片一一解釋完，就花了許多時間。可以將投影片整理成簡報文檔，讓與會者分組閱讀，直接就內容作討論、決議即可。
3.不必要的電子郵件
過於頻繁的檢查、收發電子郵件，也是造成員工效率低下的主因。一項麥肯錫公司的分析顯示，普通職員每天平均會收到120條消息，約花費28％的上班時間來閱讀和回復電子郵件。對美國的一般全職員工而言，這相當於花費了驚人的2.6個小時。
另一項調查也指出，處理完郵件後員工們大約要花64秒鐘才會恢復原本的工作效率，因此實際上對於生產力的影響可能更高。
解決方案：限制電子郵件與信息
1.使用蕃茄鐘工作法：「蕃茄鐘工作法」是一種時間管理方法。做法是設定一段專注時間，心無旁騖完成工作後，短暫休息後再次專注，以保持精神高度專注的方法。可嘗試設定25分鐘的專注時間，結束後花5分鐘休息，再設定25分鐘工作。規定自己完成2個專注循環後，再檢查訊息，如此一來可大幅降低檢查的時間與次數。
2.禁止任意轉寄郵件：任意轉寄、寄送副本、密件副本的電子郵件功能雖然方便，但也讓我們閱讀大量跟自己無關的郵件，禁止任意轉寄郵件，可同時省下許多員工的寶貴時間。
3.閱讀後馬上處理：有些人習慣看完信件後，先去做的工作晚點再回。但其實，晚點再回需要重新搜尋、打開、閱讀郵件，會浪費大量的時間。好的方法是，減少閱讀頻率，閱讀後馬上回覆、列入待辦事項或刪除。
責任編輯：茉莉
