职场上常有许多机会需要做决策，在这个以数据、计算见长的年代，若没有数字思维作为支撑，往往容易误下判断，给企业或个人带来偌大的损失与影响。而如何把复杂的数据资料转换成图表是上班族经常需要面对的课题。学会制作图表或如果你已经会使用图表了，切莫因为“自己已经会用”就觉得放心，一定要练好基本功才行。
本文整理了职场上频繁使用的三种图表及其用途。当然，情况各有不同，不过可以先依照此基本原则使用。
三个基本图表：直条图．折线图．圆形图
直条图：比较大小时使用。
折线图：呈现变化时使用。
圆形图：显示比率时使用。
■选择标准是“你想表达什么？”
举例来说，某事业一周的每日营业额分别以三种图表呈现。〈图表A〉容易传达周末营业额比平日低的讯息，〈图表B〉容易传达从周一到周日营业额逐渐降低的讯息，〈图表C〉则清楚看出每日营业额占总营业额的比率。
总之，想呈现“〇〇较大（小）”等比较资料大小时，使用“直条图”；想显示“逐渐增加（减少）”等变化时使用“折线图”；想一目了然看清楚比率时，使用“圆形图”。
重点是，得先决定想透过资料表达什么讯息，自然就可选定图表，不可随意想着“来用哪个图表好呢？”，基本原则一定要确实掌握才行。
〈BAD〉
“这个资料要做成什么图表好呢？”
→“折线图简单易懂。不，还是用直条图吧？”
→“感觉直条图看起来比较醒目……”
〈GOOD〉
“我想透过这份资料表达什么呢？”
→“下降趋势的这个事实。”
→“那么就选折线图吧。”
一个图表只附加一个讯息
■制作图表时兼具“讯息”与“贴心”
上文介绍了三种基本图表的用途。不过，在图表中编辑资料时，光是这些图表还不够，因为缺少了以下两个重点。
．只放入一个讯息。
．视觉上简单明了。
请再加点功夫，在图表中放入讯息，这样对方就能够瞬间了解“你要讲的是这个吧”。透过这样的做法，图表之于对方才开始产生意义。
举例来说，假如想表达的是〈图表A〉呈现的“周末营业额比平日少”的事实，则比较平日与周末的方式，就更容易传递讯息。而最简单的强调方式应该就是改变颜色。
另外，若想传达这个讯息，标示刻度的横线有存在的必要吗？删除其他非必要的讯息，可使图表看起来更清爽，视觉上也比较没有负担。
另外，假如〈图表C〉想传递的主要讯息是“平日的营业额约占总营业额的八成”，就要以同样概念在图表上多下一点功夫。加入想传达的讯息，同时减少视觉上的负荷，就可做成上图下方的圆形图。
■无论是制作资料或烹饪，“下功夫”最重要
总之，传递讯息的图表就是要不厌其烦地下功夫制作。只利用资料做出一个图表给对方，这样是无法传达任何讯息的。
虽然这只是小事，不过有能力的人就会确实花功夫在讯息的传递上。反过来说，这样的人在面对图表时，也会以相同的角度解读图表。
任何人都能够画出图表。
正因如此，能否花点工夫制作图表，这点就会与你的对手拉开距离。制作资料时请务必注意细节，避免因为不小心的疏忽而获得负评。
制作资料与烹饪的道理一样。无论是调味或摆盘，只要花点功夫，味道或给人的印象就会骤然改变。若想提高工作品质，一定要下功夫研究才行。
<本文摘自《上班族必备的工作数字力》，商周出版提供>
（网站专文）
责任编辑：茉莉
