想想你耗在过于冗长、过于庞杂、百无一用的会议，以及永远拿不回来的时间。
为什么重要：你可以透过在较短的会议中加入聪明简洁沟通技巧，借此转变团队的文化和绩效。重视别人的时间会成为你的正字标记。
•第一步是学习怎么开会。四个人当中有三个人没有受过如何开会的训练，难怪会有这么多烂会议。
•其他人也和你一样：90％的人承认今天开会时在做白日梦，72％的人在做别的事。（资料来源：HBR Design Thinking）
•现在就运用本章的原则建立连贯性，设定清楚的方向，并得到更好的成效。
会前准备：优质会议的决胜点通常在会议开始之前。
•听起来愚蠢，不过务必先确定你真的需要开会。如果是需要隐私和直白说实话的事，或许采取一对一的谈话会比较好。
•会议发起人应在会议通知的电子邮件中订定会议目标（直白的一句话）和议程（最多三项）。
•尽量在前一晚发出会议通知，以免有些与会者当天行程已经满档，这也能让大家有充分的时间思考。
•贝佐斯因为把这一点做到极致而闻名：他不信任在会议用PowerPoint报告（他说简报档与其说是说明，不如说是制造混淆），“相反地，我们写的是有叙事结构的六页备忘录”，他在一封致股东信里这么说，“我们在每次会议开始时安静阅读这份文件，仿佛在‘自修室’里。”
•六个精简的句子就够了！
•如果可能，具体列出要做的决策或要采取的行动。
会议中：
1. 设定时间限制：如果做得好，20分钟通常就够了。大部分人都像机器人，不管需要做什么，都会自动把会议时间设定为30分钟以上。撼动你的组织文化，你会大放异彩。
•Slack通讯软体的做法看起来很聪明：会议只有25分钟或50分钟。如果你的会议是一场接着一场连续排下去，你下一场会议就不会迟到，搞不好还有时间可以喝杯咖啡。
•试试微型会议（5到10分钟）。没有任何法律或理论要求让会议超过必要的时间。
2. 用标题为会议开场：就是在会前寄出的通知里，用一句话写下的目标，它点出这次开会的原因：我们有什么事需要解决或讨论？
3. 第二句话解释“为什么重要”，为什么这件事在这个时候对在场的人这么重要。大家都很忙，经常穿梭在一场又一场会议之间转换主题，让他们知道他们为什么在这里。
4. 接下来，明确说明必须做出哪些具体决定。会议结束时，你会在总结要点时回顾这些决定。
5. 引导讨论，以焦点和效率为会议定调。把这当成健康的同侪压力。如果有人开始离题，请微笑着打断他说：“离题了！”振臂挥手能够添点幽默，消除不快的感受。
6. 兼容并蓄。最安静的人通常有最精彩的想法。鼓励沉默的人说出他们的观点，至少他们会感谢你给他们开口的机会。
7. 会议剩2分钟时，讨论开始收尾。总结要点，具体说明后续步骤，让团队知道你会在下班前发送会议纪录。
会议后：
•趁着会议内容记忆犹新，用条列重点的方式发送简要的追踪事项清单给与会者。
•我们发现，这些电子邮件通常能促使人们补充他们在会后想到的事项，或许这能帮大家省下一次会议。
错误示范：
•聊天说笑与寒暄是早到者的福利。开会时间到，如果你还在聊午餐或周末的事，等于在告诉一群大忙人这个会议没有那么重要。那你为什么要开会？
•开会的人太多、主题太多、时间太长。对于规划出这样一场会议的元凶，同事们不太可能会说什么，不过，他们会注意，也会记住。⊙
<本文摘自《聪明简洁的沟通：200 字写重点，26 秒赢得注意力》，天下文化出版社提供>
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责任编辑：曾臻
