2.運用「GTD法則」管理工作清單
前面所提到的「艾森豪原則」是依事情的重要性與急迫程度來排定事情的優先處理順序，這裏介紹另一個方法，可以將還沒完成的工作(待辦事項)進行管理，就是「GTD法則」，它是Getting Things Done三個英文字的字首縮寫，由美國知名的個人生產力專家大衛‧艾倫(David Allen)所提出的一套釋放自我壓力的時間管理方法。
相信大家都有類似的經驗，工作一件接著一件到來，似乎永遠有做不完的工作，雖然已經處理掉一些工作(out)，但是還未處理的工作(in)卻不動如山，甚至還一直在增加當中，造成心裏很大的壓力，而腦海中也一直有現有工作做到哪裏的焦慮，這就是未完成的工作與工作處理當中的「雙重夾殺」效應，會讓一個人被工作追著跑，迷失在工作之海中。
「GTD法則」的做法
要解決這些問題，進而舒緩自己的壓力，「GTD法則」就可以派上用場，讓你可以掌控自己的工作，運用四個流程來判斷工作的性質與歸屬，做法如下：
收集與整理
將所有尚未完成的工作項目全部列出來，做成一張「工作清單」。
過濾
這是進入GTD漏斗的階段，將「工作清單」進行過濾的程序，流程中共有五個判定Yes或No的節點，依此路徑走完後，就能得到工作「必須在今天立即處理」、「委派他人來做」或「列入進度追蹤」等三種情況，其中，必須在今天立即處理的工作屬於「有必要完成」、「不複雜」、「無法短時間內處理完畢」、「必須自己來做」與「無法排在後天處理」等五個同時成立的要件；另一方面，如果工作屬於可短時間內處理完畢，你應該在現在的當下馬上進行處理。
執行
過濾後的第二輪工作清單就是你今天應該執行的工作項目，你要立即開始處理這些工作。
回顧與檢討
至少每周一次，你要重複運用GTD的工作過濾系統來管理工作清單，一方面檢討上周執行的狀況，更新原有的工作清單；另一方面，了解你目前的情況，利用頭腦最清醒的時刻處理一些較為棘手複雜的問題。
經過這樣的運用後，相信你的壓力悶鍋應該會逐漸獲得改善，讓大腦有一段恢復與喘息的空間，到時你的點子與創意可能就會源源而來。
◎聯想─與「艾森豪矩陣」的關聯
如果你運用「艾森豪矩陣」對工作進行分類後的結果，發現需要立即處理的「重要且急迫」的工作還是太多，建議你再用「GTD法則」過濾一次，就可以挑出重點工作立即執行，並減少需要立即處理的工作量。@(待續)
摘編自 《會圖解思考的人最厲害！寫報告、提企畫案、開發新產品、解決問題，一生受用無窮的38種思考法！》 臉譜出版社 提供
