據統計，美國每天要召開1100萬次各種會議，經理們花在會議上的時間要占工作時間的40％-70％。據此推算，我國每天召開各種會議的次數將是1100萬次的幾十倍，其中不少會議幾乎沒有成效。如果你總時間的1/4耗費在會議上，那你一定處在一個不健全的組織中。
開會效率低表現在以下幾個地方：
1 沒有目的性，形成多中心會議；
2 開會只是為了走形式；
3 主持人會前沒準備，而且缺乏引導控制會議的能力；
4 開會者缺乏效率觀念，不準時參加；
5 重複。重複內容發言，眾多陪會者重複表態；
6 對於許多問題反復研究，卻不能形成決議；
7 彙報不得要領，像流水帳。
開會總是時間和人力的耗費，所以應該計算成本。日本大陽工業公司每次開會都用以下公式計算成本：
會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×開會時間（小時）
這是因為勞動產值高於平均工資，所以要乘以3，又因為參加會議中斷經常性的工作，損失要以2倍計算。如此算來，開會的成本的確很高。如果我們每次會前都計算成本並由召集單位支付的話，可能會議次數會大大減少。即使不得已開會，也要儘量減少開會人數，壓縮會議時間。
只有出現以下幾種情況才可以考慮開會：
1 必須依靠集思廣益才能解決的問題；
2 按常規步驟來不及決定的事情；
3 需要作出決定的事；
4 發生重大變革和實行新方法時；
5 會議對參加者具有訓練價值和激勵作用，或容易在會議上接受的決定。
怎樣提高開會效率，建議從以下幾個方面做起：
1 保證會議要有內容，明確要解決的問題。開門見山，直奔主題；
2 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時應立即召開，以保證有充分的時間採取行動；
3 支持人和參會者都要守時。如有遲到者，象聯想規定的那樣，在會場當眾站立幾分鐘，下次很少有人願意再吸引大家的視線；
4 支援人在會前明確通知會議目的、程式、時間、地點，讓參會者有所準備。正式會議，還要把議程發給參會者；
5 出席討論和決策的會議人數以5-7人為最佳。出席會議超過20人，只能通報情況或佈置工作，更多的人只適合於報告會和表彰會；
6 一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應超過兩個小時。生理學家認為，腦力的最佳狀態只能保持45分鐘，人在生理上產生疲勞感的臨界點是一小時；
7 會議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少數服從多數的原則確定最後方案；
8 會議要創造出一種寬鬆、坦誠的氣氛，有利於思想的交流與溝通，提高會議效率；
9 會議結束前要做總結，建議行動方案，明確責任和規定期限。不能落實的會議是無效的。
如果想縮短會議，一是臨下班開會；二是站著開會；三是限定會議時間，到時就鳴鈴。如果作不出決議，說明這個問題不適合在會議上解決。
(本文轉載自中國職場網)
