电子邮件是一个非常方便的工具，也可以算是一项伟大的发明，但就是因为它太方便了，使得很多人忽视如何好好使用它，例如在使用上公私不分，或是内容荒诞离谱，充斥着火星文，不仅让人看了啼笑皆非，一头雾水，也往往失礼得罪人，甚至泄漏了商业机密。
其实，撰写电子邮件，特别是商务电子邮件，还是有一些规范要遵循的。
1. 标题：标题或主旨要吸引人注意，最好能够点出重要的内容。难怪我的信常常被当成垃圾邮件，下次一定要记得写标题，而且不要再写什么“Hi”、“好久不见”…
2. 开头：开头的部分会让对方决定是否继续往下读，如果和对方不熟，可以先表明身份，并从感谢的语气开始。
过去我常常直接就讲内容，连对方的称呼也没有，给别人没头没尾的感觉，以后我会注意“起承转合”。
3. 换行：一行的文字不宜太长，一个段落大约3～4行，段落与段落之间保持空一行的距离。小君：文字的设定也不要太小，否则密密麻麻一大团，看起来真的很吃力。
4. 引用：如果对方的前一封信有询问的事情，不妨引用对方的文字，让他感觉到你的关心M，但也不要引用过多，造成信件太长；如果无法立即回复，可以告诉对方回信的期限，让对方知道你收到他的信，并且会处理。
5. 签名：可以运用电子签名，在可能的范围内提供完整的联络资讯，让对方容易找到你。电子签名是许多email软体的功能，可以多加利用，省时省力，又可以兼顾企业的服务品质与个人公关。内容可以包括自己的电话、传真、地址、网站、部落格等资讯。
6. 结尾：在信的结尾，可以用新闻标题的方式，以一行字说明你的近况，让对方了解你的个人动态。可以推荐一本好书或一个有意义的活动，增加双方的互动。
7. 长度：现代人大多很忙碌，太长的电子信件使人厌烦，所以电子邮件的内容要尽量简洁有力，清楚表达。若是有参考的网页资料，可以附上网址，供对方参考，不要全部放在email里面。@
摘编自 《新局企管网部落格http://www.wretch.cc/blog/easy221com》 新局企管网 提供
