【大纪元5月6日讯】(大纪元记者吴丽莎、安琪综合编译报导) 有别于传统的电讯沟通，电子邮件沟通由于不受时差局限、可同时传递讯息给很多人和资料可储存的特性、加上速度快、成本低使得它迅速普及。上班族透过电子邮件沟通早已是每日工作的核心。然而也因为它快速且不受拘束的特性，一些不假思索的话语经常在弹指之间传送出去，加上缺乏肢体语言和与语气的辅助说明，不必要的误会与纷争时有所闻。此外，电子邮件虽然使得沟通过程透明，沟通层级简化，讽刺的是，因使用者未能善用，电子邮件的滥发也造成许多人的困扰，不少人感叹遭一堆邮件淹没，徒劳地浪费不必要的时间和资源阅读，影响工作效率，加长工作时间。因此遵从电子邮件礼仪和规范，并运用情绪符号(emoticons)以进行有效的沟通显得格外重要。
印第安纳州包尔州立大学教授派波曾表示，各方已开始揣测每天面对资讯迅速扩张可能带来的冲击，其中一个理论是：在人类与电子通讯科技关系愈趋紧密之际，人际关系也将愈疏离。数年前一家科技公司亚太总裁发现，不同部门讨论同一问题时，有着来回满天飞的邮件(flying emails)，而事情却进展迟缓、悬而未决，追究之下发现大家都埋首苦干专注于撰写或回复电子邮件，是而下达指示：不要对着电脑说话(Do not talk to the computer)！必要时拿起电话听统或走到对方那里商讨解决方案。并告戒大家：电子邮件虽是沟通的辅助工具，但并非唯一方式，有时电话沟通或面对面沟通成效更佳。
很多职场者都身受垃圾邮件泛滥之苦。调查两家同性质科技公司的业务部门后发现，非主管人员每日收信邮件–业务后勤支援有100-120封，业务代表依业务职掌范围大小不同约150-250封不等。而主管人员的邮件量更是业务员的数倍。这些受访者不约而同地表示，这些读不完的电子邮件中约有1/3根本事不关己。造成这些不必要的邮件犯滥，归咎其原因是发信者未能深思善用。
哪些人是滥发邮件的制造者？
＊ 乱枪打鸟型或一网打尽型：未先厘清相关收件人。例如业务性质属于售后服务范围，发信人不管三七二十一传给包括业务支援和售后服务等所有业务后勤单位。或是未查明经办的对应窗口，便广传整个部门群组，强迫十数人通通“有奖”。
＊ 自我保护型或找碴型：任职科技公司业务支援部的曹小姐表示，曾历属要求“凡事必留下痕迹”的主管，以作为往后和他人争论时的佐证。邮件量因此而大增。
＊ 不分青红皂白型：有些较官僚的组织冀望有事大家一起担责任，唯恐挂一漏万，便知会所有假想可能涉及的对象。有些事件在发展过程中只需回复给送信人及知会名单中(copy list)的少数相关人，然而多数人却不假思索地一律用回复所有人(reply all)回给一串不相干的人。
使用网路沟通时须注意行为规范，才能达到有效的沟通。雷候德(Reinhold)在《网路行销-线上运用手册》(Online Marketing Handbook)一书中指出，未经学习礼仪便上资讯高速公路，其风险就如同在国外尚未确认车道是靠右行或左行便开车上路一般。
哪些是应注意的电子邮件礼仪和规范？
邮件表头：
＊主题标出简洁的重点。往返讨论中，倘若主题变换，切记要更改标题，以减少混淆。
＊将经办人放在收件人(to)，被通知人置于知会名单(copy list)。
常有人在使用回复所有人(reply to all)后，未明察被通知人或收件人已错位，使得许多人混淆不清那些人该采取行动(take action)？那些人只需知道事件的发展﹖
＊保持一封邮件讨论一个主题，一来以免遗漏任何重点或被过多的讨论主题所困惑，二来方便将来藉由搜索主题能轻易查到所需的过往记录。
邮件内容︰
＊描述问题要让人明了易懂，避免噜苏或过于简单。分项条列式地陈述比一段冗长文字说明让人更容易掌握要领。
＊必要时善用表格。表格较易让人一目了然。
＊许多人收到一长串过往邮件常有大海捞针之叹。有时甚至等全部浏览后，才发现需要注意的重点极少。
慎重考虑是否必须附上说明来龙去脉的过往邮件或附件。然而当过往邮件显得冗长或部分讨论已过时，记得在邮件内以颜色、不同字型样式标出有参考价值的重点，或于最近一封邮件内将重点摘要陈述，帮助对方快速掌握状况。
＊讨论事项多而繁杂且短期内无法解决时，建立一个进度追踪表，详列开始日期、待办事项、经办人和结案日期。
＊提供解决建议方案或表达建设性看法，不要只是简单地转发邮件做个传声筒，例如请尽快找出解决方案。（Please find out solutions asap.）
慎用功能/特殊符号：
＊使用回复所有人功能时，慎选收件人和被通知人。
＊不要在情绪过激时(如生气)或思路不清晰时写邮件，以免造成沟通反效果。
＊除非用于强调，尽量不要使用大写字体，否则很容易使对方误会以为你在咆哮。可用星号(*)、颜色、不同字体或字型样式标出强调重点。
＊善用 象征情绪反应的情绪符号( Smilies or Emoticons）做为辅助。
常见的情绪符号：
🙂 微笑、高兴
😉 眨眼以笑
😐 冷漠、不关心
🙁 不高兴、颓丧
:-< 失望、生气
良好的电子邮件档案管理在未来资料搜寻时可达“事半功倍”之效。邮件归档可依个人业务需求分门别类：送信人/客户别、主题类别、年份日期别、待办事项或彼此间互相交叉运用，同时善加建立主目录(folder)和次目录(sub folder)区隔不同分类，以便未来能于最短的时间内调阅到所需的资料。
任职科技公司业务部的桂先生表示，加班或通宵读写电子邮件对现代科技人而言早已是家常便饭。然而由于熬夜长时间后思路显得模糊，收件人对其抱怨说，他的邮件辞不达意或让人丈二金刚摸不着脑。这个现象颇奈人寻味。科技本应用于提升工作效率、创造更舒适的生活，增加休闲时间，然而放眼观察现代人置身科技产物下，这般拚命三郎式熬夜加班却是屡见不鲜。至此不禁令人纳闷–科技为人类带来了便利，是否为人类带来真正的舒适？
(http://www.dajiyuan.com)
