效率提升程序“PEP”的创始者凯利．葛理森（Kerry Gleeson），推荐一种能够同时对应电子档案与纸张整个整理系统的方法，也就是制作“使用中”、“参考”、“保管”等三个资料夹，把所有档案收在三个资料夹里面，然后在里面做分类。
本书所介绍的整理系统，是把正在进行的工作相关文件放在办公桌抽屉里，有必要时会参考的文件则放在档案柜或书架上，要保管一定期间的东西则放在专用的空间。在这里介绍的整理电脑档案的方法，原理是一样的，只是在电脑里面建构这三种分类系统而已。
葛理森的方法，是先把抽屉或档案柜里面的档案夹名称列出清单，以便作业可以开始轻松进行。接着把和抽屉中档案夹名称相同的子资料夹，放入名为“使用中”的资料夹里面；和档案柜的档案夹名称相同的子资料夹，放到“参考”资料夹里面；和保管空间的档案夹名称相同的子资料夹，放到“保管”资料夹里面。
然后把电脑里面所有文书档案，移入相对的资料夹里面。这样纸张与电子档案的整理系统就一致了。
用跟纸本资料一样的程序来管理
使用这种方法，就必须与纸本文件的整理做一样的维持、管理。完成的工作的资料夹，就从“使用中”的资料夹移入其他资料夹。以电脑的特性，应该不用花太大的工夫。
但是对于很容易累积大量资料的人来说，从“使用中”资料夹移动到“保管”资料夹，经过一定时间之后再删除，或许是有意义的。
如果不必担心记忆容量，那么把档案分类到与纸本档案夹相同名称的资料夹里面，应该没什么不方便。若是没有相当于纸本档案夹的资料夹，可以建立新资料夹，以群组分类归到一个大分类里面去，这么做比较容易管理@
————————————————————————————————–
使用中、参考、保管、桌子抽屉、档案柜、保管仓库、简单明了！
摘自 《史上最强整理术》 商周出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)
