我第一次看到提出的筆記被退回的時候，心裡一陣錯愕。那是我從未見過的景象，回到我手中的筆記，一片滿江紅，感覺就像是自己寫出的文字，完全一字不留似的被全面改寫。就算照著訂正的內容重寫，仍是滿江紅，就這樣重複了好幾次。
P&G是源自美國的跨國消費日用品公司，也是目前全球最大的日用品生產商之一，總部位於美國俄亥俄州辛辛那提，全球員工近140,000人。這家跨國企業非常重視撰寫筆記，然而這裡所說的筆記，並不是像電話備忘錄那種一般所想像的筆記，在P&G裡面，所有與業務相關的文件都被稱為筆記。
這麼大的一家大企業，P&G員工平日都採取什麼樣的行動？接下來就針對筆記和時間管理來說明，或許沒辦法馬上澈底模仿，但是，只要大家可以從辦得到的部分開始，一點一滴的學習，那就太令人開心了。
筆記的種類各式各樣，提案、確認同意事項、提供資訊、問題相關的回覆、學習事物的總結、結果報告書、指示書等資料都是筆記。
P&G的筆記有一貫制式的寫法，格式必須是A4單頁（P&G有全球標準的紙張大小），內容必須是任何人都可以在三分鐘內理解、接納並判斷的程度。因此，P&G甚至還有「筆記寫作」的內訓課程，並鼓勵新人積極參與培訓課程，向前輩們學習筆記寫作的基本方法，因為筆記是在P&G裡溝通的基本手段。
依照基本形式，主管會親自檢查日常所有文件，然後像老師那樣，拿紅筆多次修改，直到內容足以見人的程度。這可說是所有P&G的新鮮人都必須經歷的儀式。
即便是一份簡單的報告，也可能被要求重寫好幾次。如果是新進員工，十次、二十次更是家常便飯。就算以為好不容易通過了，也可能被高層退回重寫五次。等到好不容易修正到紅色部分已經算得出來的時候，才隱約找到方法。
重要的資訊是什麼？是不是只要用淺顯的遣詞用字，簡單表現出重點就可以了？在P&G裡只能慢慢推敲，順道一提，P&G的文件或電子郵件全都是用英文。等到最後終於完成時才知道，應該刪掉所有多餘的內容，明確的表明主張，使內容澈底精簡。
P&G規定，單頁筆記的內容必須符合目的、具備所有的必要資訊，文章的結構必須一眼就能理解且簡單明瞭，同時，數據和資訊也必須正確，得澈底排除不需要的資訊、缺乏邏輯性的內容，以及毫無根據的意見。
如果十句話的內容，能用八句話充分表達，就要修正；如果表格或圖表比文章更能清楚表現，就要修正；沒有數字的內容也要修正；應該製成附件資料，而非加入本文的內容，就要修正；可能造成誤解，或無法正確傳達的文字表現，就要修正成更適當的表現；拼寫錯誤或計算錯誤等內容，也需要修正。
如此一來，筆記就會變成更加簡潔、明確、更具說服力，且可以馬上化成簡報，就算沒有刻意召開會議，仍可以代替自己，有效的跟其他人共享資訊，促進快速決策，形成強而有力的溝通工具。
老實說，當自己的筆記在公司內部被傳閱，看到那份筆記的社長，或是平常很少往來的國外小組說出「Great」的誇讚言詞，相繼寫信來表示「筆記很棒」的時候，我真的十分感動。
所有資料彙整成一張
P&G筆記的格式本身非常簡單，真的只會收錄必要資訊。就像接下來所介紹的六點一樣，因為只會寫出理所當然，卻都是必須加以考量的重點，所以不管是什麼企業、什麼人都可以應用。
1.目的和結論的重點。
2.背景資訊。
3.主文（提案／報告／重要訊息）。
4.根據。
5.檢討事項或課題。
6.今後應採取的行動。
目的和結論的重點，是決定閱讀者思維模式的重要環節。要明確表達自己使用這份筆記，是希望獲得什麼？以及寫這份筆記的目的（提案、報告、或共享重要資訊）和結論的重點（這份筆記對業務有什麼益處？針對什麼？為什麼？什麼時候？專案的目標是否與公司的目標策略相連結）。
背景資訊往往會遭到忽視，但其實背景資訊很重要，有時也會成為關鍵。因為背景資訊有兩個功能，第一個功能，是把筆記的主題和公司或品牌的目的策略連接起來；另一個功能，是清楚載明企圖解決的問題。
具體來說，就是寫出事實、過去的數據，以及說明「為何現在要寫出這份筆記，並公布給大家看」和其契機等題目。
主文，就是詳細結論的重點，不過，就只明確記載重要的部分，也必須與背景資訊說明的解決問題對策有所關聯。可以採用項目條列式寫法，讓主文更為明快、簡潔（基本彙整三至五個以內）。
根據，是加上讓主文更加淺顯易懂的數據，或是可以證明的資訊或數據。確實表示主文的理由和根據，同時免除疑問。
檢討事項或課題，具有解答閱讀者的疑問、預測未提及事物，以及檢討風險或替代方案的作用，同時也具有釐清未來課題的作用。
今後應採取的行動，是根據上述的所有資訊，載明撰文者或小組未來應該採取的行動。
如前面所陳述的，撰寫筆記時必須重複推敲好幾次，反覆琢磨想法和表現。可是，修改並不光只是更動表面，主要核心是最重要的訊息（自己真正想傳達的是什麼）。多次改寫的過程，可以把思緒理得更清楚，讓原本模糊不明的事物變得更加清晰。等到最重要的訊息變清晰之後，就可以刪除多餘的資訊或是字句。透過這樣的方式，就可以只保留這份文件最應該傳達的重要內容，並更有邏輯。
那麼，筆記寫好了。接下來就是再次確認，重點有下列幾項：
1.目的是否明確（自己希望用這份筆記得到什麼）。
2.閱讀者是否能夠理解（鎖定某個人為閱讀者，思考什麼事情，能夠成為決策關鍵的要素）。
3.文章是否明確、簡潔、完美（簡短俐落，不會導致閱讀者誤解的文章）。
4.是否是正確的文章、資訊。反覆檢查錯字、漏字、數據、句子的連接、文法、標點符號等（主管或同事的雙重檢查），並確實校正。若有錯誤，就無法實現筆記最基本的作用。
而更聰明的做法是：
1.一句話講完最重要的事情。
2.把重點濃縮成三項。
只要注意到這兩點，就能夠把重要的訊息放進一張紙裡面，寫出具有講稿功能的文件。
先試著挑戰把資訊彙整成一張吧！這種基本筆記的寫法，可以鍛鍊出統籌性的觀點與邏輯性的思考。同時也能培養出商業頭腦，把自己現在正在做的事情，和公司的事業目的與策略連接在一起。@
<本文摘自：P&G工作術，高手這樣練成：一句話、一張A4紙，一年就從全身菜味，提升為《財富》雜誌評比世界第一流的人才，大是文化。>
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責任編輯：伊芙◇
