說對話,你就是一流的主管(5)

高城幸司

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提高判斷力的第三項原則是:

◎拿出所有的資料

即使管理者能當機立斷,如果決策失了準頭,再怎麼果決也沒有用。為了避免誤判情勢,請大家務必養成習慣,引導當事人提報所有的相關材料。

在日常業務中,員工表達自己想做的工作的機會少,來找你商量、請你下判斷的情況最多。

當對方還在說明、提報相關資料的時候,絕對不能耐不住性子、或者自以為「我懂了」而打斷對方的話。對方頂多說明三十分鐘,假如聽完說明能幫助你下正確的判斷,就不該覺得是浪費時間。

此外,若對方說話說到一半突然被打斷,會覺得自己不受重視,即使討論的結果和他自己原先預期的一樣,也會感到不滿。換句話說,你在無意間降低他的工作動力。

無論自己再怎麼忙,對方再怎麼抓不住重點,你也得忍一口氣,問出所有資料之後再下判斷。這些看來不起眼的細節,最能測試管理者的肚量。

了解上述內容之後,再來培養處理麻煩和糾紛時所需的具體判斷力。我會出幾道狀況題,請大家想一想,如果自己親身面臨這種狀況,該怎麼處理。這種虛擬課程是極佳的訓練。

【上司狀況題1】你身為經理,員工A向你表示:「我和B個性不合,想調離這個單位。」這兩個人都很優秀,對你而言重要性不相上下。你該怎麼辦?

管理者面臨糾紛而必須下判斷,往往可分為組織內和組織外兩種情況。組織內最常見的糾紛,就像狀況題中的人際關係。

你會在腦中如何模擬這個情況?

如果你還記得剛才那三個原則,就應該知道一開始該如何行動。沒錯,身為經理的你,首要工作是找出充分的資料,也就是先聽取雙方的意見。

即使聽完雙方的說詞,應該也不會有驚人的新發現。員工忍不住向上司要求調換單位,想必兩個人真的彼此互看不順眼。不過就算你早知結果,也不能漏掉聽取雙方意見的步驟。這個步驟的目的在於確定兩人在哪方面不合、兩人不合的情況是否嚴重到對整個組織造成影響。

問過話之後,假如你研判靠雙方的努力和體諒可以改善問題,請向A和B說明。假如兩人嫌隙過深,而且已經危及整個組織的氣氛,身為主管的你千萬不可拖延,必須勇敢地判斷要捨棄誰。何謂對職場環境有不良影響?舉例來說,如果雙方各自向其他同事說對方的壞話,最後可能會發展成整個組織的人都得選邊站的對立關係。

如果影響的範圍超過當事人,而使得其他同事難以專心上班,破壞團隊合作,主管也沒有時間多想。其實身為管理者,早該在情況惡化之前就注意到問題所在。如果傷口還小,應該還能避免「截肢」的苦澀選擇。不過,一旦嚴重到不是你死就是我亡的情況,千萬不能作出模稜兩可的判斷。

我自己就曾經面臨這種問題,可惜當時我處理不當。最後我決定留下其中一位,將另一位調到其他部門,不過整個過程耗時半年。

在那半年,我不斷嘗試錯誤,想盡辦法希望兩者兼顧。從客觀角度看來,當時早已經過了可以兩全的階段。

直到解決問題之後,我觀察職場的工作氣氛,才發現自己當初誤判了情況。半年後,原本瀰漫在部門內的沉重氣氛消失無蹤,再次顯得朝氣蓬勃。我不禁感到後悔,當初實在應該早點鼓起勇氣壯士斷腕才對。

團隊中的成員是身在同一個職場工作的夥伴,每個人都很重要。

可是商場上的夥伴和學校社團的夥伴不同。

管理者不能只顧著調解糾紛,必須考慮整個組織的運作再下判斷。即使選了其中一方會被另一方討厭,那也是莫可奈何的事。@

摘 自 《這樣說,成為一流的主管》 先覺出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)

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