影响你职场生产力的5个时间管理误区

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【大纪元2021年10月15日讯】(Susan Craig撰文/宁静编译)任何现象只要成为“时尚”都会立即赢得属于它自己的神话。这种神话形成了一种只被接受、不被质疑的概念体系。同时,绝大多数人都不去想它是否与现实相符。

这种悖论与人类一直长期共存着。有些误解是人畜无害且无伤大雅的。但那些在管理上的误区,特别是在时间管理方面的误区,会导致我们在生活和工作中真的犯错,降低积极性,并扼杀对自己的信心。时间管理游戏和活动可以提高积极性、参与度和解决问题的能力。它们还能改善资源管理,发挥创造力,并增强团队的合作能力。

那么,时间管理是怎么样演变的呢?

时间管理的历史

时间管理的历史可以追溯到遥远的过去。早在2000年前的古罗马,著名的思想家塞涅卡(Seneca)就提出将所有的时间分为收益时间和无用时间。

塞涅卡也开启了坚持一生用文字记录时间。这位思想家说,人应该以占有率为单位来评估他所生活的某一时间段。在后来的时间管理历史中,这些理念形成了“个人效率”这样一个概念的基础。

(Fotolia)

15世纪的作家、意大利学者莱昂‧巴蒂斯塔‧阿尔贝蒂(Leon Battista Alberti)说,那些知道如何有效地管理时间的人将永远是成功者。为了做到这一点,他建议使用两条规则。

• 每天早上列一个待办事项的清单。
• 按重要性递减的顺序排列。

几个世纪以来,所有这些原则仅以理论形式存在,只是从20世纪80年代开始,这个课题才开始从理论走向实践。对于青少年来说,读一读时间管理技巧是很有帮助的。

时间管理不仅对企业经理和企业主来说是必要的:我们每个人都必须能够管理自己的资产,以享受完整的生活过程。当然,不是每个人都需要时间管理。如果一个人在他或她的生活中无所事事,他或她的主要任务是“消磨时间”,那么时间管理对这样的人来说就是一门无关紧要且不必要的学科。

换句话说,首先你应该认定你是否真的缺乏时间,当真有几分钟、几小时或是几天的空闲时间的话,你想在什么地方用。

时间管理包括几个方面:

• 严格的时间管理。
• 时间资源的优化。
• 以天为单位做规划(以周、月或其它时间段为单位)。
• 组织动机。

影响你的职场生产力的时间管理误区

时间管理不仅对工作很重要:掌握了时间管理艺术的人在职业和个人生活中更加积极、健康和成功。有效的时间管理使你可以从适合于自身发展和提高的角度来思考你的所有行动和决定。

(Fotolia)

误区1:会时间管理是成为一个成功人士的标配

这个误区的主要危险在于,它将有条理与成功等同起来。这不是同一件事。它是用工具代替了本质。

乍一看,这个说法貌似很有道理。如果你不能有意识地、系统地管理你的时间和活动,你怎么可能成功?看起来你成功不了了。

然而,任何的成功首先取决于决策。而执行只排在第二位。如果你不做决定或做错决定,那么时间管理压根不会对你有任何帮助。你会做很多把你带到不知何处的事情。

例如,康斯坦丁(Konstantin)是一个成功的商人。当我第一次见到他,还有他做生意的风格时,我陷入了迷茫。他是反时间管理的典型。他的思想、行动和决定绝对是不可预知的。尽管如此,他的商业成就仍十分突出。为什么?首先,因为有无数的经验,出色的直觉,在缺乏信息的条件下做出最为准确的决定的能力,在困难的情况下不迷失方向,灵活而且无畏。

而这并不是一个孤立的个案。康斯坦丁和其他像他一样的人都不需要经典的时间管理系统或提高生产力的规则。他们的成功不需要借助于这些因素。

误区2:这世界上存在着适合所有人的通用的时间管理系统

大多数关于时间管理的书籍都有这种带有暗示性的观点:时间管理系统不是个性化的。别忘了,这是管理!所以它是一个具有普遍性的东西。充其量,作者把人分为理性的和直觉的(有序的和混乱的)。

很难想像有比这更愚蠢的论调。时间管理系统是建立在一个人的生活方式中,并改变这种方式(以及形象和人)。如果它不能做到这一点,它就是无效的。而一个人的生活方式取决于他或她的价值观、信仰、认知过滤器和策略、生活状况、神经系统类型、性格的特殊性、活动等等。

试图通过复制别人开发的技术来改变你的生活方式,就像试图移植别人的器官。你的身体只有在免疫力被抑制的条件下才会接受它,也就是说,部分破坏你的身份认同。当你复制别人的生活方式时也会发生同样的情况。它使你混乱。基本上,只有三种可能的选项:

• 如果你狂热地追随它,它将破坏你的身份认同。
• 你放弃它或将它修改得面目全非(但这个选项很罕见)。
• 碰巧的是,它将与你的个性特征相吻合,你将能够永久地应用它(这种情况更罕见)。

误区3:时间管理不起作用

尝试过靠时间管理生活但是最终放弃的人比依靠其成功的人更多。

为了让你真正有效地管理你的时间,又不用扭曲你的本性,为自己构建一个时间管理系统是极为必要的。这需要事先对你的个性、活动、生活方式和情况的特点进行分析。如果你为自己建立了一个时间管理系统——这并不意味着你所有的时间都会花在工作、你自己和新技能的发展上。你还可以利用这个系统为简单的东西腾出时间,如使用亚马逊的付费会员的VPN看电影,或在PS4或PC上玩视频游戏,也可以进行其它帮助你放松和使你重新充满活力的活动。

关于康斯坦丁就是这样,确切点说是关于他运用时间管理的悲惨经历。

康斯坦丁喜欢参加各种培训、研讨会和其它发展性活动。在其中一次活动中,某位充满魅力的人设法在康斯坦丁的头脑中植入了时间管理的病菌种子。

康斯坦丁决定试一试,给自己请了一位时间管理大师。这位老师在气质上和大部分性格特征方面与康斯坦丁完全相反。然而,他拥有强大的说服力。将时间管理引入康斯坦丁生活的实验持续了大约七个月。

康斯坦丁开始少相信直觉,而是以更正式和理性的方法做为他决策基础。结果,在他过去14年的商业生涯中,他第一次遭受了严重的损失(几千万),并发现自己已经处于破产的边缘。

现在,要是和康斯坦丁在一起,最好不要谈论时间管理。

误区4:时间管理保证了个人发展

许多时间管理技巧都包含用于设定目标的部分。这是非常正确和恰当的。但这里也存在着一个危险的陷阱。

它存在于这样一个事实当中,在达到一定的发展阶段后,人们发现自己处于一种危机之中,这需要他们重新审视自己和自己的生活。他或她必须做出一种质的飞跃。与之相反的是,在时间管理的框架内,却只能给他或她呈现相当原始的目标设定技术。

在绝大多数情况下,这些技术本身是好的。然而,它们允许你根据你已经熟悉的意图和价值来选择目标。但在你经历生存危机的时候,它们根本不起作用。

如果你落入这个陷阱,那么你不是在调整你自身并且实现一种质的飞跃,而是会朝着与你不再相关的目标前进。你会失去时间,加剧你自己的危机。

例如,埃琳娜(Elena)是一个有才华的人,她曾在一家大公司担任过很长一段时间的高级经理并最终开创了自己的公司。

但与此同时,埃琳娜总是感觉到,无论是在她作为雇员时,还是在她自己开公司时,她的职业发展领域对她来说都不是真正的兴趣所在。她既成功又非常专业。但这些年来,她一直被自己不在状态的感觉所困扰。

开业一年半后,这种感觉变得非常强烈。然后,埃琳娜去参加了关于目标设定和时间管理的培训。作为一个情感丰富、热情洋溢的人,埃琳娜在培训结束后,手握一份新的目标清单,兴高采烈。

有八个月,埃琳娜为实现她的新目标而努力,并最终实现了目标。结果呢?她极度失望和忧郁,并失去了前进的意义和动力。

当我问埃琳娜为什么认为情况是这样的时候,她说她在培训中设定的目标完全是不真实的、肤浅的。由于时间和小组工作的短缺,她构建了安抚者的目标:表面上有吸引力,吸引别人的认可,但这些完全没有对她最深层的需求做出反应。

误区5:时间管理马上就可以节省你的时间

这个误区可能在实施时间管理的新兵中造成了最多的伤亡。以下是被这个神话误导的典型故事。

瓦西里(Vasily)是一名中层经理。当他晋升为一个部门的负责人后,工作量和所肩负的责任急剧增加。瓦西里几乎完全没有时间,也无法应对。但他并没有放弃,而是买了一本在管理界超流行的时间管理书籍。

瓦西里为什么这么做?这问题多愚蠢。当然为了拥有更多时间。然而,令瓦西里感到惊讶和恼火的是,他发现在试图运用书中的大智慧时,他的时间更少了,他的生活变得更困难了,而空闲时间却没有增加。更有趣的是,所有这些现象只会随着时间的推移而恶化。

经过一番短暂的折腾,瓦西里耗尽他的全部意志力,用力地去忘记任何形式的时间管理。后来,一听到这个神奇的词儿时,他就反应激烈,骂骂咧咧的。

到底发生了什么呢?这就是神话与现实之间的悲剧性冲突。

神话中的时间管理是一颗神奇的药丸,可以让你迅速并永远根除你在时间上出现的问题。而现实中的时间管理是一个痛苦的过程,它要改变你的生活方式,还要要求你发展全新的、不熟悉的技能。

只要你开始在生活中实施哪怕稍微复杂一点的时间管理技巧,你的效率就会马上不升反降!而且,在掌握新的技能和新习惯养成之前,你会一直保持低效状态。而培养这些是需要额外的时间、动力和精力的。

因为人类是一种懒惰和相信童话故事的生物,鲜有人能坚持到最后。尽管如此,每个人也都应该懂得如何避免倦怠。

(Pexels)

一项实际的任务

如果你从未尝试在生活中实施时间管理技巧,请为自己在纸上写下:

• 你想用它来实现什么目标,达到什么愿望?
• 在你现在的生活方式中,是什么阻碍你实现这些目标的?
• 在你的内心/你的性格中,是什么阻碍你实现这些目标?

如果你曾尝试过运用时间管理系统,不管哪种,但没有成功,请回答以下问题:

• 你使用过哪些时间管理系统?
• 你如何描述该系统的特点?
• 你想通过它们来实现什么目标?
• 是什么阻碍了你实现这些目标?
• 你使用的时间管理系统中,哪些部分对你来说不适用?

如果你已经尝试过运用时间管理系统,不管哪种,已经实施了,并且仍然在使用它们,请回答以下问题:

• 你使用的这个时间管理系统的主要特点是什么?
• 在这个时间管理系统中,是否有你认为不方便或不完全有效的地方?如果有,请描述一下。
• 你希望在你的时间管理方面有什么改进?

另:在回答这些问题时,请不要把自己局限在“懒惰”或“拖延”这样笼统而无意义的概念中。它们不能说明任何问题,而只是关闭了有可能向好的一面转变的道路。这些问题将会帮助你了解自己真正想要的是什么。

原文:5 Time Management Myths That Affect Your Workplace Productivity 登于Calendar博客网站。

责任编辑:韩玉#◇

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