问对问题才能解决问题 企业家教你精准提问技巧

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作者Tugba Yanaz
(大纪元记者吴约翰编译)如果你在供应链行业工作,客户遍及全球,那么你知道,保持供货不中断是工作的日常。处在快速到货、立即满足需求,所谓Amazon Prime(亚马逊付费订阅服务)时代,你是产品品牌和消费者之间的桥梁。完美执行、主动预测风险和目标明确一致,都是成功的要件。

身为制造厂的老板,每当与新客户开启合作项目时,我都会确保团队投入时间在战略规划和组建团队上,集合能成功运作的团队成员。这包括:调整客户和我们内部团队之间的期望,为当前任务分配适合人选,并为成员提供所需工具(软件或硬件)和资源。我们会建立必要的项目信息,例如预算、时间表、交期和衡量成功的关键绩效指标(KPI)。

尽管我们可以为新项目做好充分准备,但仍需牢记:在人性、机器、地缘政治、组织目标、供应商和大自然之间的相互交会下,仍存在我们无法控制的风险。打从一开始,我们即需提出以下问题:

可能出现什么潜在问题?
如何针对这些风险做准备?

从“事前验尸”(注)(pre-mortem)分析法开始,然后往回推可能导致失败的潜在因素。这么做可以建立自信、有弹性以及快速反应的团队精神。

注:“事前验尸法”,是由认知心理学家Gary Klein于 2007年提出。将“事前验尸法”应用于专案管理的相关领域中。概念是“在最初之际,即确认风险的存在”。可用来事先预测一个计划的缺点,为突发状况做好准备。

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面临挑战唯一方法:坦然面对

尽管尽了最大的努力,有时候,现实可能迫使你必须承接那些做了一半又充满困难的项目。

有时,我们咨询项目主要负责人、审查关键绩效指标,以便初步检视问题所在,看看哪些部分与目标一致,还有哪些隐藏某些差距。接着提出一些建议指导,进行初步修正,期待情况有所改善。不幸的是,阻碍可能比预期的严重。

此时,面对挑战的唯一出路就是:坦然面对。想要解决问题,很少有简单的方法。您必须准备好深入探究问题、评估问题的各个层面。面对困难时,我的方法包括评估以下5个关键领域,并提出对应的问题:

1. 人员

. 所有主要参与人员所具备的必要技能(技术上或商业上)和经验(智商和情商)是否符合期待?
. 团队成员是否相互信任、充分沟通?如何优化协作和沟通以便有更好的效率?
. 团队中的成员是否都有权提出疑虑、分享反馈和寻求支援?
. 向上呈报的管道是否明确?当事情变得窒碍难行时,职能主管是否愿意且有能力介入协助辅导?

2. 能力和资源

. 所有必要的资产(例如设备和工具)是否到位?项目所需能力是否配置妥善?
. 主要供应商和服务厂商有什么潜在的限制吗? 供应商的合约期限与客户的合约期是否一致(例如弹性、交货时间等)?
. 所有潜在限制是否已盘点清楚?应急计划是否已制定以提高反应和服务速度?

3. 业务范围和流程

. 产业的本质是什么?有何独特之处?
. 流程和最佳执行面是否到位?如果是,是否适用于特定的业务?
. 需要多大的灵活度才能服务好客户或产业?有多少波动在可控范围内或外?
. 专案项目的范围是什么?与最初协议相比有什么变动?

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4. 合作关系

. 所有参与人员是否都强力支持这样业务?
. 每个人都能分享意见、错误经验并寻求帮助?
. 是否有一个值得信赖与安全的环境?
. 角色和责任是否一致,之间出现的差距是否需填补?
. 双方(指与客户之间)是否愿意共同寻求解决方案?

5. 衡量成功和回报

. 成功的答案是否一致?所有单位是否都遵循一套标准的目标?
. 数据的来源是否一致?大家在做事方法上是否有共识?
. 如何建立浅显易懂的格式定期报告成果,内容包含表现亮眼与尚待进步的空间等,并与领导阶层在内的所有主要负责人分享?

总而言之,看不见问题在哪里就无法解决问题,上述这些关键提问,能协助你找到解决问题的方向。

就像婚姻一样,为认识另一半,举凡从人格特质到哪些地方需要耐心经营,通常在交往时间不够长之前,我们不轻易做出任何承诺。

业务关系也是如此。在承诺长期合作伙伴关系之前,我们需要采取各种措施了解对方。针对潜在挑战、未知领域、流程和/或范围的差异,保持诚实和透明。无论如何,你必须承诺坚持到底,并能说出:“无论时期好或坏,我保证都支持你”。

那么,现在你可能想知道,克服这些障碍后又如何?除了让客户开心和达成业务目标之外,你还能在协作团队中建立稳固的联系,团队能依循相同的价值观运作,例如信任、透明、责任、勇气、动力、坚持,一种可以维持数十年的独特伙伴关系。另外你也筑起一个由同侪、朋友和追随者组成的你可以信赖的网络。经由这些努力,您打下了一个鼓励创新的基础,一个杰出的团队,这个团队有一群愿意尽最大努力服务他人的优秀员工。各位朋友,这些才是衡量成功的真正标准。

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原文:5 Keys to Effective Problem-Solving When You’re Facing a Complex Operational Challenge刊登于英文《大纪元时报》。

转载自《企业家》(Entrepreneur)

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责任编辑:茉莉

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