想要如期达成目标 设定截止期限是一门艺术

作者: 詹姆‧柯林斯, 比尔‧雷吉尔 /译者: 齐若兰

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有一次,我找人来施工,领头的包商对工程品质要求细腻。但我们碰到一个问题:夏季的几个月,工程进度十分缓慢,而原本夏天正是快马加鞭赶工的时候(因为冬天一到,施工速度一定会慢下来)。

于是,我对包商说:“我们必须设定完工的最后期限。你要不要花一个星期想一想,下星期五回来时告诉我,你可以承诺在哪一天之前一定完工?然后我们再谈一谈。”

他星期五回来后提议:“把最后期限订在10月31日如何?”

“我没法接受这个日期。”我回答。

“但这个截止日期已经订得非常紧了。”他反驳。“我的意思是,为了在10月31日之前完工,我们必须用尽全力才办得到。”

“你误会我的意思了,”我说:“你订的最后期限太大胆了。你我都知道,你们在10月31日之前完工的机会几乎等于零,所以订这个期限根本毫无用处。”我让他慢慢明白。“你要不要重新思考一下,再提出一个你百分之百办得到的日期,无论天气状况如何,无论发生什么意外的问题,你们都绝对可以准时完工,而且保持完美的施工品质。”

他再提议:“好吧,那明年3月31日如何?”

“3月31日的什么时候?”我问。

“要订出确切的时间吗?”

“对啊,否则怎么能百分之百确定你达到目标了。”

“好吧,那就3月31日下午5点整如何?”

“听起来好多了。”我心知肚明,即使订在3月31日,都是难度颇高的目标(不过是可行的目标)。“那么,你可以百分之百承诺,你们会在期限之前完成。”

“可以。”他说:“没问题。”

于是他们继续施工。在一个天气晴朗,摄氏21度左右的九月天,我注意到,下午3点之后,都没什么进度可言。

我缓缓走出去问包商:“进度如何,可以在期限之前完成吗?你知道,再过些日子,天气就会开始转变。”

“我们正努力在你的截止期限之前完工。”

“不对,这不是我的期限。”我回答,停顿一下再说:“这是你的期限。”

施工速度加快了。施工团队最后果然赶上最后期限,在3月31日下午4:45完工,只提前了15分钟。

订定截止期限刺激进度,但唯有当事人愿意有所承诺,订截止期限才有效。赶上截止期限代表达到目标时,成果绝对达到A级水准,绝对百分之百完成,绝对准时,毫无抱怨,绝对如此。如果你订了一个人人都知道不可能达到的截止期限,就等于没有截止期限可言。

在有纪律的文化中,无法在截止期限之前完成,只有在下列两种情况下,才可以接受。第一种情况是,你承诺的对象主动修改截止期限,而不是你提议修改;或第二种情况,由于挚爱的亲人发生变故(生病、意外、悲剧),使你无法正常工作,这种情况下逼你遵守最后期限,太没人性了。

订定截止期限是一门艺术。有的领导人喜欢直接规定截止期限,有的则宁可让对方提出截止期限。我会根据状况,两种方法并用,但主要方式仍是请对方提议截止期限,然后引导他订出切合实际的日期,如果未能如期完成,绝不会有丝毫宽贷(如同我对包商的要求)。

但无论你怎么做,关键在于,对方必须对截止期限毫无疑义,而且承诺会致力达成目标,同时绝对没有“错过期限”这个选项。换句话说,员工必须有充分的纪律,面对明知无法达成的截止期限,能勇于拒绝。

如果赶不上截止期限成为常态,那么订截止期限就弊大于利。但如果你用对人,他们对截止期限也认真承诺,那就可以给他们很大的自由度,容许他们自主管理。

在最好的情况下,有纪律的文化是在价值和责任的框架下拥有自由。重点不在于约束他人,施以纪律,而在于找到能充分自律、总是履行承诺的人才。不是期待对方盲目遵从规定或顺从高层,而要找对人,这些人渴望拥有充分的自由以发挥才华,会尽力做到最好。

别忘了我们从卓越企业的成功要素中学到的重要一课:每家公司都有自己的文化,有纪律的文化却很少见,而能塑造有纪律的文化,同时又兼顾创业精神的企业更是少之又少。如果能将这两个互补的力量融合在一起,有纪律的文化加上创业的精神与伦理,就等于拥有持续产出超凡绩效的神奇炼金术。

许多新创公司的成长过程,都缺乏这种兼容并蓄的精神。截止期限可以成为鱼与熊掌兼得的有力机制,可以在自由与结构、创造力和纪律之间,取得罕见的平衡,而这些都是真正卓越企业的显着标志。运用截止期限来达到兼容并蓄的目的,否则就不要设截止期限。⊙

〈本文摘自:《恒久卓越的修炼:掌握永续蓝图,厚植营运韧性,在挑战与变动中跃升【首刷纪念版】》,天下杂志提供〉

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责任编辑:曾晏均

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